Термин «Facility management» имеет устоявшийся перевод «управление инфраструктурой организации», наряду с которым используется и русскоязычная транскрипция «фасилити менеджмент». Это — управление недвижимостью, инженерной и социальной инфраструктурой организации, пространством здания.

Появление этого термина связано с обобщенным представлением об организации, согласно которому она выполняет производственные и непроизводственные функции. Первые находятся в компетенции производственного менеджмента, вторые — фасилити менеджмента. В сфере ответственности фасилити менеджмента оказываются все обеспечивающие функции, необходимые для производственной деятельности организации. В числе этих функций — организация досуга, питания и транспортного обслуживания персонала, охрана объектов, обеспечение средствами связи и коммуникации, спортивно-оздоровительные мероприятия, а также целый пласт функций, связанных с эксплуатацией объектов недвижимости организации.

Последние включают в себя:

  • оптимизацию размещения персонала и оборудования, планирование их перемещений,
  • организацию технической эксплуатации зданий, сооружений и инженерного оборудования,
  • планирование и выполнение работ по техническому обслуживанию и ремонту (ТОиР) недвижимости и инженерных систем зданий,
  • планирование потребностей в материальных ресурсах для нужд эксплуатации объектов недвижимости,
  • санитарное содержание зданий и территории, уборка (клининг),
  • сервисное обслуживание пользователей недвижимости,
  • планирование потребностей в помещениях при расширении или сокращении производства, оргштатных мероприятиях, реорганизациях и т.д.,
  • обоснование строительства, покупки (аренды), модернизации или отчуждения объектов недвижимости,
  • управление отношениями с арендаторами и арендодателями,
  • и другие функции. 

Возможности TRIM ориентированы именно и, прежде всего, на процессы эксплуатации объектов недвижимости, хотя TRIM может использоваться также для планирования и обеспечения другой деятельности фасилити менеджера.

Таким образом, заказчиками TRIM являются любые организации, эксплуатирующие здания и инженерное оборудование зданий — лифты, мусоропровод, системы электроснабжения, отопления, водоснабжения, вентиляции, кондиционирования, освещения, слаботочные системы (охранная и пожарная сигнализация, видеонаблюдение, системы приема и распределения эфирного, кабельного и спутникового телевидения, телефонные и компьютерные сети) и т.д.

Прежде всего, это организации, для которых эксплуатация зданий и инженерного оборудования является основным видом деятельности:

  • управляющие компании в сфере эксплуатации коммерческой недвижимости — торговой, офисной, складской,
  • управляющие компании в сфере эксплуатации жилищного фонда, товарищества собственников жилья, жилищные и жилищно-строительные кооперативы.

Использовать TRIM для управления эксплуатацией недвижимости могут и другие организации, имеющие здания и сооружения:

  • предприятия добычи полезных ископаемых,
  • обрабатывающие производства,
  • предприятия по производству и распределению электроэнергии, газа и воды,
  • организации торговли — сети складов, хранилищ, магазинов, торговых центров, аптек, автозаправочных станций,
  • гостиницы и рестораны,
  • финансовые организации — банки, страховые компании,
  • органы государственного и муниципального управления,
  • учреждения образования и культуры,
  • учреждения здравоохранения и социального обеспечения. 

Особенности и задачи, с которыми сталкивается менеджмент в сфере эксплуатации недвижимости:

  • эксплуатация недвижимости подразумевает управление такими разноплановыми сферами деятельности, как учет объектов и прав на них, арендные отношения, документооборот с арендаторами и арендодателями, техническая эксплуатация, уборка помещений, благоустройство территории; управление всеми этими процессами должно происходить в единой системе, поскольку все они относятся к одному и тому же объекту;
  • высокая насыщенность объектов сложным инженерным оборудованием, отвечающим за кардинально различные сферы жизнедеятельности — от систем центрального водоснабжения до интеллектуальных систем класса «умный дом»; разительно отличаются и требования к организации ТОиР таких разнородных систем — разные нормативы на работы, периодичности работ, да и состав самих работ и стратегии обслуживания также отличаются; соответственно, необходимы адекватные инструменты, которые облегчали бы совместную организацию и проведение работ с учетом всей информации о специфике объектов;
  • необходимо находить и постоянно поддерживать баланс между доходностью недвижимости и затратами на ее эксплуатацию; для этого организации требуется полный учет издержек, связанных с эксплуатацией, планирование этих издержек на основе объективной информации, а также сведения о доходах с привязкой их к соответствующим объектам;
  • для выживания на рынке требуется переход от извлечения максимальной доходности (строительство объекта, заполнение его арендаторами и продажа через 2-3 года, при полном игнорировании потребностей технической эксплуатации) к долгосрочным отношениям с длительным возвратом инвестиций, при обязательном серьезном отношении к технической эксплуатации недвижимости; в условиях такого перехода организации необходим эффективный инструмент управления издержками технической эксплуатации;
  • фундаментальным качеством недвижимости является ее долговечность; это вызывает необходимость расширения горизонтов планирования и хранения истории эксплуатации; понятно, что в этом случае объем информации становится очень большим, поэтому требуются адекватные инструменты ее сбора, хранения и обработки;
  • по причине той же долговечности недвижимости может возникнуть ситуация, когда требования к ее эксплуатации на каком-то этапе могут существенно измениться из-за изменения характера деятельности ее владельца — произошла реорганизация, изменился производственный процесс, размещено совершенно иное оборудование; это требует соответствующей гибкости в управлении эксплуатацией, фактически новых регламентов на том же объекте. 

В таких условиях эффективное управление процессами эксплуатации недвижимости становится невозможным без использования информационной системы. НПП «СпецТек» предлагает свои решения для управления процессами эксплуатации, технического обслуживания и ремонта недвижимости:

  • «TRIM-Технический менеджмент»,
  • «TRIM-PMS».

В настоящее время НПП «СпецТек» располагает не только этими базовыми решениями, но и отраслевыми наработками, доведенным до уровня типовых, которые охватывают все задачи управления эксплуатацией недвижимости. EAM/MRO-система TRIM в этом отношении обладает достаточной гибкостью и адаптивностью к потребностям заказчика.

Отраслевое решение: возможности и выгоды

Отраслевое решение для организаций, эксплуатирующих недвижимость, имеет все базовые возможности TRIM. Решение учитывает специфику задач управления недвижимостью,  и обладает следующими возможностями:

учет

  • ведение реестра объектов недвижимости, эксплуатации и аренды — зданий, помещений, участков, арендных мест, оборудования, мебели; создание консолидированного представления о портфеле недвижимости;
  • учет персонала, субъектов аренды, сервисных организаций;
  • инвентаризация объектов эксплуатации и клининга с помощью сканера штрих-кодов, инвентаризация размещения объектов с помощью привязки к ним файлов фотосъемки;
  • ведение архива графических изображений (чертежи, поэтажные планы, схемы, точки подключения), привязка изображений к объектам учета в базе данных;
  • учет перемещений персонала, мебели, оборудования;
  • ведение паспортных характеристик объектов, ведение паспортов и формуляров с возможностью вывода на печать;
  • ведение критериев технического и эксплуатационного состояния, типовых дефектных ведомостей,  и т.д.;
  • ведение справочников по нормативам эксплуатации объектов (на техническое обслуживание, ремонт, уборку, санитарное содержание, удаление ТБО), технологических карт, указаний по технике безопасности; 
  • управление документацией — эксплуатационной, ремонтной, арендной; 
  • учет затрат на эксплуатацию и арендных платежей; 

планирование

  • финансовое планирование аренды, формирование арендных платежей на основании договорных и рыночных ставок;
  • формирование обоснованных программ работ на основе оценки критичности и состояния объектов;
  • формирование графиков плановых работ — ремонтов, технического обслуживания, ремонтно-строительных работ, реконструкции и перепланировки помещений, уборки, осмотров, проверок, инспекций на объектах эксплуатации;
  • формирование рабочей дефектной ведомости на основе типовой, составление и корректировка планов работ на период (сутки, неделя);
  • формирование потребностей и заявок на закупку расходных материалов, запчастей, спецодежды, инструментов, хозинвентаря, мебели, оргтехники и другого оборудования;
  • формирование сметных показателей эксплуатации, исходя из плана работ, формирование и балансировка бюджета на эксплуатацию;
  • расчет трудоемкости работ, планирование рабочего времени, отображение занятости персонала, учет фактического времени выполнения работ, анализ производительности труда;
  • формирование заданий на работу (наряд-заказов), распределение по исполнителям;
  • организация конкурсов на работы по эксплуатации, управление договорами с сервисными организациями;

выполнение

  • контроль подготовки и выполнения осмотров, проверок, инспекций на объектах эксплуатации;
  • получение и обработка данных со сканера штрих-кодов для идентификации объектов в ходе осмотров, проверок, инспекций, оперативное формирование распоряжений на перемещение идентифицированных объектов;
  • привязка результатов осмотров к помещениям и объектам эксплуатации; 
  • дефектация конструктивных элементов и систем, классификация дефектов, регистрация дефектов, в том числе с мобильных устройств и карманных ПК, ввод описания дефекта, в том числе привязка к нему фотографии дефекта;
  • учет эксплуатационного состояния объектов эксплуатации, учет наработки, диспетчеризация инженерных систем;
  • прием, обработка и диспетчеризация заявок — на услуги, на бронирование помещений, обеспечение помещений оборудованием и сервисом, на плановые ремонты, на устранение дефектов, отказов;
  • мониторинг ситуации по авариям, отключениям, мониторинг выполнения заявок;
  • выполнение плановых ремонтов и обслуживания;
  • ввод отчетов о выполнении работ, в том числе по фактически использованным ресурсам, учет фактических результатов эксплуатации;

анализ

  • расчет и анализ эксплуатационных показателей (KPI), с представлением в графическом и/или табличном виде, с выводом на печать;
  • оперативные и интегральные характеристики использования помещений, зданий, инженерных систем и других элементов портфеля активов;
  • анализ причин дефектов, выявление первопричин отказов, выявление преобладающих дефектов (отказов);
  • расчет и мониторинг индекса состояния инфраструктуры, расчет и анализ  показателей износа и остаточного ресурса объектов; сводные показатели по центрам учета;
  • расчет и анализ показателей затрат по видам эксплуатации, по видам объектов, по объектам, по портфелю активов в целом и т.д.;
  • анализ складских запасов, движения и использования материальных ценностей;
  • анализ трендов показателей, расчет  относительных показателей к предыдущим периодам;
  • сводный «пульт управления» с отображением динамики показателей и событий (отказы, аварии, заявки на работы, отключения);
  • расчет показателей работы сервисных (клининговых) организаций.