Общие сведения об управлении активами

Стандарт ГОСТ Р 55.0.01-2014/ИСО 55000:2014 определяет актив следующим образом (п. 3.2.1):

актив (asset)  — идентифицируемый предмет, вещь или объект, который имеет потенциальную или действительную ценность для организации.

Активы могут быть физические (материальные) и нематериальные.

К физическим активам обычно относят машины, технологическое оборудование, запасы и объекты недвижимости, принадлежащие организации. К нематериальным активам относят права пользования нематериальными объектами, бренды, цифровые активы, права использования интеллектуальной собственности, лицензии, интеллектуальные права, репутацию или деловые отношения.

Согласно определению ГОСТ Р 55.0.01-2014/ИСО 55000:2014 (п. 3.3.1)

управление активами (asset management)  — скоординированная деятельность организации по реализации ценности от активов.

Понятие ценности в стандартах прямо не определено, однако из их содержания вытекает, что существо «ценности», получаемой от управления одним и тем же активом, зависит от заинтересованной стороны. Инвестора интересует прибыль и рост капитализации, покупателя продукции интересует ее низкая стоимость, государственный регулятор ищет соответствие активов формальным требованиям. Свой интерес имеет население близлежаших к активам территорий, которого волнует фактическая безопасность активов.

Ценность может быть реализована путем продажи (в этом случае говорят непосредственно о ценности активов, которая может выражаться, например, как стоимость основного капитала) или путем использования актива (это ценность, получаемая от актива, измеряемая показателями производительности).

Что понимается под эффективным управлением активами 

Управление активами жизненно важно для организаций, зависимых от функций, работоспособности и производительности своих активов, и успех таких организаций существенно зависит от эффективного управления активами. Задача управления осложняется высоким износом физических активов, который в ряде отраслей достиг критической черты, и уже проявляет себя в качестве одной из причин произошедших за последние годы инцидентов.

В соответствии со стандартом ГОСТ Р 55.0.01-2014/ИСО 55000:2014, управление активами предусматривает нахождение баланса затрат, производительности и рисков, связанных с активами. Балансировка должна проводиться в течение всего жизненного цикла актива, поскольку на разных этапах жизни актива балансируемые составляющие отличаются, и зависят от конкретного контекста, в котором находится организация.

В этом случае получаемая ценность будет производной от суммы требований и ожиданий заинтересованных сторон. Оптимальное управление активами обеспечивает наилучший способ удовлетворения этих конкурирующих ожиданий в рамках бюджетных и/или других абсолютных (например, законодательных) ограничений.

Для управления активами организация должна разработать, документально оформить, внедрить, поддерживать в рабочем состоянии, и постоянно улучшать систему управления активами. Действие этой системы должно охватывать все этапы жизненного цикла активов:

  • замысел,
  • разработка,
  • создание,
  • использование,
  • поддержка,
  • прекращение использования.

В стандарте ГОСТ Р 55.0.01-2014/ИСО 55000:2014 приведен открытый перечень выгод, которые получает организация от управления своими активами:

  • улучшенные финансовые результаты;
  • принятие инвестиционных решений, основанных на объективной информации;
  • управляемый риск;
  • улучшенный сервис и выработка;
  • демонстрируемая социальная ответственность;
  • демонстрируемое соответствие;
  • возросшая репутация;
  • улучшенная устойчивость развития;
  • улучшенная эффективность и результативность.

Роль информационной системы при управлении активами 

Без информационной системы невозможно эффективно управлять активами. Такой ввод следует из положений международных стандартов ISO серии 55000 и национальных стандартов ГОСТ Р 55.0.ХХ в области управления активами.

В частности, стандартом ГОСТ Р 55.0.01-2014/ИСО 55000:2014 определено:

Информационные системы, используемые для управления активами, могут быть очень большими и сложными для некоторых организаций. Необходимо решить множество проблем, связанных со сбором, верификацией и объединением данных об активах для того, чтобы преобразовать их в информацию об активах. Формирование, обработка и документирование этой информации является критической функцией системы управления активами (п. 2.5.3.5). 

Другой общепризнанный документ - спецификация PAS 55 «Asset management». В частности, в первой ее части определено, что для успешного управления активами важна объективная информация и знания о состоянии активов, производительности, рисках и стоимости, и их взаимосвязи (п. 0.1). Организация должна идентифицировать эту информацию и управлять ею. В этой связи спецификация устанавливает, что система управления физическими активами должна быть информационной. Пункт 0.6 прямо определяет, что информационная система является средством внедрения системы управления активами.

Решение "TRIM-Технический менеджмент"

Управление физическими активами (прежде всего, производственными активами) является важнейшей сферой деятельности организации, поскольку с этим связана его эффективность, целостность, безопасность для людей и окружающей среды.

Непосредственные обязанности в области управления физическими активами выполняет технический менеджмент, ответственный за эффективную и безопасную эксплуатацию технологического оборудования, техники, зданий, сооружений, инженерной инфраструктуры, приборной базы.

Задача управления осложняется высоким износом основных фондов, который в ряде отраслей достиг критической черты, и уже проявляет себя в качестве одной из причин произошедших за последние годы инцидентов. Прямой путь повышения безопасности, обеспечения работоспособности и надежности - это, конечно, инвестиции в обновление основных фондов. На это, как правило, не хватает денег, а деньги необходимы огромные. Существуют также ограничения производственных мощностей, наличествующий объем которых недостаточен для производства необходимого нового оборудования.

Однако, существует и другая возможность обеспечить безопасность и эффективность даже в условиях высокого износа. Эта возможность состоит в том, что активами необходимо управлять, а не реагировать на свершившиеся события. 

В качестве инструмента управления НПП СпецТек предлагает решение «TRIM-Технический менеджмент». Оно сформировано на основе программного комплекса TRIM, и адресовано всем лицам, заинтересованным в эффективном управлении активами, а непосредственно  — техническому директору, главному инженеру, главному механику, главному энергетику и метрологу, и в целом возглавляемым ими службам и отделам.

 По отраслевому признаку потребителями этого решения являются предприятия

  • горнодобывающей промышленности,
  • машиностроения,
  • металлургии,
  • нефтегазодобычи,
  • пищевой промышленности,
  • судостроения и судоремонта,
  • строительства и производства строительных материалов,
  • транспорта,
  • химии и нефтехимии,
  • целлюлозно-бумажной промышленности,
  • эксплуатации недвижимости,
  • энергетики

и другие организации, для которых качество управления процессами эксплуатации, технического обслуживания и ремонта (ТОиР) влияет на безопасность, эффективность и прибыльность.

Общая характеристика решения

Решение «TRIM-Технический менеджмент»  позволяет связать цели и задачи организации в области управления активами, оборудование, персонал, материально-технические и финансовые ресурсы в единую информационную систему, обеспечивающую достижение  стратегических целей бизнеса.

Решение  «TRIM-Технический менеджмент» исходит из того, что оптимальным образом реализовать известные практики управления активами можно только с учетом особенностей конкретного предприятия — портфель активов, внешний и внутренний контекст (в том числе условия эксплуатации, состав и характеристики оборудования), цели, задачи и процессы управления активами (в том числе процессы технического обслуживания и ремонта). Созданная таким образом система управления является уникальной.

«TRIM-Технический менеджмент» позиционируется как решение именно для создания таких нетиповых, уникальных систем управления физическими активами, в том числе процессами ТОиР. Возможность максимальной адаптации данного решения к задачам заказчика обеспечивается собственной инфраструктурой разработки программного обеспечения и макетирования систем, которой обладает НПП «СпецТек».

Решение «TRIM-Технический менеджмент», как основа информационной системы управления физическими активами, может использоваться для достижения различных целей:

  • обеспечение достоверности учета активов и фактов истории их эксплуатации,
  • поддержание работоспособности машин и оборудования,
  • сокращение необоснованных затрат на поддержание работоспособности,
  • сокращение внеплановых простоев,
  • повышение производительности при приемлемом уровне рисков,
  • повышение показателей надежности,
  • оптимизация стоимости владения активами на всем жизненном цикле,
  • обеспечение безопасности процессов технической эксплуатации,
  • повышение эффективности персонала,
  • оптимизация материально-технических запасов.

Практики управления

Решение «TRIM-Технический менеджмент» позволяет адаптировать к конкретным условиям и реализовать современные практики управления физическими активами:

  • корректирующее (реактивное) обслуживание (ремонт по отказу)  — Run-to-Failure, RTF,
  • обслуживание по регламенту (планово-предупредительный ремонт, ППР)  — Time-Based Maintenance, TBM,
  • обслуживание по состоянию — Condition-Based Maintenance, CBM,
  • анализ корневых причин — Root Cause Analysis, RCA,
  • надежностно-ориентированное техническое обслуживание — Reliability-Centered Maintenance, RCM,
  • обслуживание на основе оценки риска — Risk-Based Maintenance, RBM,
  • проверка на основе оценки риска — Risk-Based Inspection, RBI,
  • управление запасами и организация снабжения — Inventory and Procurement,
  • управление потоком работ и документами — Work Order Systems,
  • техническое и корпоративное обучение персонала — Technical and Interpersonal Training,
  • вовлечение эксплуатационного персонала — Operational Involvement,
  • управление общей эффективностью оборудования — Overall Equipment Effectiveness, OEE,
  • непрерывное улучшение процессов с замкнутым циклом управления — Continuous Improvement,
  • финансовая оптимизация — Financial Optimization.

Реализация практик осуществляется в том составе и той последовательности, которые определены на этапе проектирования и разработки системы управления активами. Возможна поэтапная реализация, когда каждый предыдущий этап готовит основу для последующего.

Интеграция практик управления производственными активами позволяет реализовать в информационной системе предприятия концепцию всеобщего ухода за оборудованием (Total Productive Maintenance).

Состав решения

Решение «TRIM-Технический менеджмент» предназначено для средних и крупных предприятий, его функциональность определяется требованиями, сформулированными в техническом задании на проект, и адаптируется индивидуально к каждому проекту для максимального соответствия решаемым задачам. В результате, созданная система управления активами сама становится уникальным активом предприятия.

Базовый набор прикладных модулей, предусмотренный лицензией на «TRIM-Технический менеджмент»:

  • «TRIM-Каталог»,
  • «TRIM-Техобслуживание»,
  • «TRIM-Диспетчерский журнал»,
  • «TRIM-Снабжение»,
  • «TRIM-Склад»,
  • «TRIM-Персонал»,
  • «TRIM-Бюджет»,
  • «TRIM-Документооборот».

Техническим заданием на проект может быть предусмотрено дополнение базового набора модулей следующими модулями:

  • «TRIM-Оценка состояния»,
  • «TRIM-Управление отказами»,
  • «TRIM-Мобильный клиент».

Кроме того, в состав решения входят системные модули TRIM, обеспечивающие работоспособность сети пользователей TRIM, управление правами доступа и профилями пользователей, синхронизацию баз данных и другие функции. В минимальной конфигурации лицензия на «TRIM-Технический менеджмент» предусматривает наличие одного системного модуля «TRIM-Администратор».

Комплектность системных модулей, поставляемых в составе решения «TRIM-Технический менеджмент», определяется в каждом случае задачами проекта, архитектурой создаваемой системы, ее количественными характеристиками, потребностями заказчика. Состав поставляемых системных модулей фиксируется в техническом задании на проект.

Возможности решения "TRIM-Технический менеджмент"

НПП СпецТек предлагает предприятиям программную и методическую платформу «TRIM-Технический менеджмент» для управления производственными активами, включая управление процессами их технического обслуживания и ремонта (ТОиР).

Объектом управления в информационной системе управления производственными активами являются процессы жизненного цикла актива в организации:

  • приобретение (или создание) актива;
  • эксплуатация, использование актива;
  • техническое обслуживание и ремонт (ТОиР);
  • реконструкция и модернизация актива;
  • прекращение использования, списание, утилизация актива.

В решении «TRIM-Технический менеджмент» объект управления представлен следующей совокупностью взаимосвязанных процессов системы управления активами:

  • ведение нормативно-справочной информации (НСИ) по активам;
  • ведение эксплуатационной и ремонтной документации;
  • формирование и ведение базы данных по активам;
  • ведение информации о персонале, управляющем активами;
  • оценка и прогнозирование технического состояния активов;
  • выбор и пересмотр стратегий обслуживания активов;
  • планирование работ и необходимых ресурсов;
  • определение плановых потребностей в материально-технических ресурсах (МТР) для работ;
  • обеспечение потребностей в МТР;
  • обеспечение безопасных условий выполнения работ;
  • ведение и обработка заявок на внеплановые работы по дефектам и отказам;
  • организация выполнения и учета работ;
  • измерение и анализ целевых показателей процессов, принятие решений.

Сами физические активы являются объектами учета в информационной системе управления. 

Решение «TRIM-Технический менеджмент» обеспечивает создание и поддержание единого информационного пространства в части управления указанными процессами с учетом разграничения полномочий должностных лиц и территориально-распределенной структуры предприятия.

Возможности решения «TRIM-Технический менеджмент»

При полном комплекте прикладных модулей, решение «TRIM-Технический менеджмент» обеспечивает следующую функциональность по процессам системы управления активами.

Ведение нормативно-справочной информации (НСИ) по активам

  • ведение справочников: трудовых ресурсов, групп и категорий МТР, классов, видов и типов оборудования, типовых работ, порядка поглощения типовых работ, критериев оценки технического состояния оборудования, технических и эксплуатационных состояний, категорий последствий отказов, критериев тяжести последствий, уровней рисков (критичности), видов и причин отказа, типов счетчиков наработки, типов нарядов на ТОиР и других;
  • ведение технологических карт на типовые работы, включая ремонтный цикл, состав работ, необходимый инструмент и оснастку, карты смазки и контроля технического состояния, необходимые ТМЦ и нормы их расхода, нормативы трудоемкости, условия безопасности при проведении работ, критерии принятия решений о списании;
  • ведение и/или интеграция (формирование обменного файла для взаимодействия с существующими системами) следующих справочников: поставщиков МТР, подрядчиков работ по ТОиР, номенклатуры МТР, товарных наименований, единиц учета МТР, учетных цен запасных частей и материалов, мест хранения на складах;
  • ведение справочника технологических схем, чертежей оборудования и запчастей, определение их взаимосвязей с единицами оборудования;
  • ведение справочников типовых ремонтных ведомостей.

Ведение эксплуатационной и ремонтной документации

  • ведение архива электронных документов с описаниями, инструкциями, шаблонами;
  • хранение всех документов в электронной форме в единой базе данных в виде простого и форматированного текста, в виде документов офисных и других приложений (рисунков, таблиц, баз данных);
  • полная авторизация документов, обеспечение доступа к документам;
  • ведение иерархической структуры папок и вложенных документов;
  • импорт документов из внешних файлов;
  • ведение шаблонов отчетов и других документов с заполняемыми полями;
  • управление папками документов пользователями с различным доступом;
  • анализ документа на адекватность;
  • электронное согласование, утверждение (выпуск), актуализация и переутверждение;
  • идентификация и контроль изменений, статус пересмотра версий — текущая, редактируемая, на согласовании и т.д.;
  • атрибуты документа — владелец, утверждающее лицо, список для согласования и ознакомления;
  • рассылка (обеспечение наличия в местах применения);
  • привязка редакции документа или документа к работам, оборудованию, системам, технологическим местам;
  • ведение перечней внешних документов;
  • изъятие и архивация.  

Формирование и ведение базы данных по активам

  • кодировка объектов учета, ведение и отображение состава оборудования в виде иерархической структуры или линейного списка с возможностью сортировки, фильтрации, поиска, с распределением по структуре предприятия и указанием выполняемых функций;
  • паспортизация оборудования, ведение паспортов и формуляров, с возможностью вывода на печать, в том числе паспортных данных, истории работ, стоимостей, использованных ТМЦ, параметров и оценок технического состояния, наработки, истории отказов;
  • работа с единицами оборудования в базе данных посредством их активных изображений на схемах;
  • управление реестром работ и регламентами выполнения работ;
  • регистрация, мониторинг и контроль эксплуатационных и технических параметров оборудования;
  • ведение журнала наработки, сбор данных о параметрах эксплуатационного и технического состояния по результатам осмотров, испытаний, технической диагностики, ведение журнала дефектов, в числе с использованием мобильных устройств ввода данных;
  • ведение журналов по монтажу, демонтажу, перемещению оборудования.

Ведение информации о персонале, управляющем активами

  • ведение штатного расписания и структуры подразделений (филиалов, дочерних структур);
  • формирование и ведение учетных карточек персонала;
  • получение и анализ данных о персональных документах, о квалификации;
  • назначение сотрудника на штатную единицу;
  • определение ролей исполнителей и лиц, принимающих решения, установление соответствия между ролью и сотрудником.

Оценка и прогнозирование технического состояния активов

  • проектирование моделей оценки технического состояния оборудования — определение показателей, характеристик, индексов состояния, связей между ними, алгоритмов их расчета;
  • формирование видов оборудования и их связей с параметрами, характеристиками, индексами состояния и моделями;
  • расчет показателей, характеристик, индексов состояния на основе данных диагностик, испытаний и осмотров, хранение и анализ истории их изменения;
  • оценка состояния по расчетным индексам, формирование перечня видов отказов для регистрации и списков работ для коррекции плана-графика;
  • расчет критичности, расчет интегрального показателя важности с учетом индекса состояния и тяжести последствий отказа;
  • формирование ранжированного списка оборудования по важности.

Выбор и пересмотр стратегий обслуживания активов

  • идентификация функций активов и их классификация, определение стандартов производительности для функций, описание условий эксплуатации оборудования;
  • определение функциональных отказов и видов каждого функционального отказа;
  • расчет или оценка среднего времени между отказами (MTBF), вероятности отказа;
  • оценка тяжести последствий видов отказов;
  • оценка риска вида отказа в каждой категории последствий с учетом тяжести его последствий и частоты возникновения;
  • расчет затрат на предупреждение вида отказа (его последствий), сравнение с риском, выбор эффективного метода предупредительного периодического обслуживания или эффективного однократного воздействия;
  • формирование типовых программ работ, включающих методы управления всеми видами отказов для типов оборудования;
  • учет бюджетных ограничений и условий эксплуатации, текущих значений индексов состояний и критичности, формирование долгосрочной программы работ из типовой программы. 

Планирование работ и ресурсов 

  • создание типовых работ с указанием периодичности, сезонности, с описанием состава работ, привязкой необходимых для их выполнения запчастей и материалов, привлекаемых штатных единиц, квалификации исполнителей, привлекаемых внешних организаций, трудоемкости, используемых инструментов и оснастки, стоимости;
  • автоматизированное планирование ремонтов и обслуживания — как классические графики ППР по наработке, календарной периодичности, так и работы с учетом технического состояния, критичности оборудования, с формированием комплексного плана-графика, сочетающего все виды плановых ремонтов и обслуживания, и журнала плановых работ;
  • приоритизация (установление очередности) работ по критерию тяжести последствий возможных отказов,  исключение работ с низким приоритетом, выходящих за рамки установленного бюджета;
  • формирование требуемых планов-графиков работ — по подразделениям, исполнителям, по заданному элементу оборудования или системе, на заданный период и т.д.;
  • формирование и ведение нескольких вариантов планов-графиков, сравнение вариантов между собой;
  • изменение сроков и продолжительности работ, индивидуальная настройка палитры отображения различных видов работ (плановых, внеплановых, аварийных, по устранению дефектов и т.д.);
  • формирование сложных работ, в том числе методом копирования из типовых;
  • планирование трудоемкости ремонтов и обслуживания оборудования;
  • предварительное формирование расходных статей и периодов бюджета ТОиР на основе планов-графиков работ;
  • настройки графиков и журналов, представление выходных форм.

Определение плановых потребностей в МТР для работ

  • прогнозирование запасов МТР, управление минимальными неснижаемыми запасами, просмотр и отображение остатков;
  • настройка цепочек согласования и утверждения документов МТС, распределение ролей участников системы по работе с документами МТС;
  • определение плановой потребности в МТР из плана-графика ремонтов и обслуживания, формирование, согласование и утверждение плана закупок МТР исходя из запланированных работ;
  • формирование заявки на закупку МТР (объем, номенклатура), в том числе путем добавления МТР непосредственно со схем;
  • передача заявок в управления-кураторы;
  • формирование сводной заявки на закупку МТР (объем и номенклатура);
  • передача сводных заявок на МТР в управление материально-технического снабжения;
  • формирование сводных заявок на МТР в части ТОиР для плана закупки МТР;
  • формирование прайс-листа управления материально-технического снабжения с планируемыми ценами или импорт цен из бухгалтерской системы; формирование заявок на МТР в ценовом выражении;
  • обеспечение секвестирования заявок на МТР путем удаления запланированных работ с одновременным удалением потребных МТР (номенклатуры и объема).

См. подробнее возможности подсистемы МТС.

Обеспечение потребностей в МТР

  • настройка политик складского учёта, использование разных политик учёта для различных складов;
  • ведение иерархии складов, как в виде линейного справочника, так и в виде иерархического;
  • управление произвольной структурой помещений и мест хранения МТР;
  • ведение карточек учета товаров, адресное хранение МТР;
  • учёт тары и упаковки МТР, возможность контроля упаковки МТР при выполнении складских операций;
  • контроль распределения МТР по местам хранения с учётом габаритных размеров, тары и упаковки МТР;
  • формирование данных по остаткам склада;
  • формирование требования на получение, резервирование;
  • формирование прихода и расхода;
  • формирование документа о списании МТР на выполненную работу;
  • учёт МТР и расходных материалов, образовавшихся в результате выполнения работ, в том числе учёт МТР б/у и изготовленных в результате работы;
  • инвентаризация подчиненных складов;
  • интеграция с системой бухгалтерского учета.

Обеспечение безопасных условий выполнения работ

  • подготовка нарядов и распоряжений;
  • контроль необходимых допусков и документов исполнителей работ;
  • ведение базы данных об условиях безопасности;
  • ведение журнала учета работ по нарядам;
  • ведение журнала учета работ по распоряжениям;
  • учет нарушений и их причин, последствий;
  • ведение журнала расследований.

Ведение и обработка заявок на внеплановые работы

  • учет и классификация отказов, в том числе непосредственно из производственной зоны;
  • добавление в план-график и ведение работ по отказам;
  • регистрация и классификация дефектов, в том числе непосредственно из производственной зоны;
  • добавление в план-график и ведение работ по устранению дефектов.

Организация выполнения и учета работ

  • ведение журнала договоров, спецификаций к договорам, формирование смет, актов выполненных работ, счетов-фактур, платежных поручений, хранение информации о первичных бухгалтерских документах;
  • формирование и вывод на печать заданий на работы по исполнителям;
  • взаимосвязь нарядов-допусков со штатной структурой предприятия, определение ролей по управлению нарядами; 
  • ведение журнала вывода оборудования в ремонт;
  • ведение журнала отключений, контроль отключения при выполнении работ;
  • регистрация статуса работы и эксплуатационных параметров; контроль выполнения работ с цветовой индикацией выполненных, не выполненных, перенесенных работ; отображение выполнения работ подрядчиками;
  • отображение занятости персонала в выполнении работ, с расчетом заработка по каждому ремонту, с отображением коэффициентов на выполнение работ и учетных данных исполнителя;
  • ввод данных о выполненных работах, формирование журнала выполненных работ;
  • расчет фактической стоимости выполненных работ с учетом всех затрат и накладных расходов, с распределением по статьям бюджета, контроль расхода бюджетных средств;
  • оформление, выписка, закрытие нарядов на выполнение работ с учетом задействованного персонала;
  • формирование отчетов по исполнению, использованию МТР, долям плановых и внеплановых ремонтов, затраченных ресурсах с аккумулированием по центрам затрат; учет работ, выполненных внешними подрядчиками;
  • возможность частичного выполнения работы, частичное закрытие наряда, постепенный отчёт по работе;
  • контроль выполнения работ, в том числе на поднадзорном оборудовании, инспектируемом государственными органами.

Измерение и анализ целевых показателей процессов, принятие решений

  • расчет и анализ показателей по степени выполнения плана ремонтов и обслуживания, остаткам и неликвидам МТР, занятости в ремонтах и т.д.;
  • расчет и анализ показателей, характеризующих трудоемкость, работоспособность  оборудования, эффективность планирования, затраты, эффективность использования оборудования и т.д.;
  • формирование и анализ отчетов о ходе исполнения бюджета по ТОиР с группировкой и фильтрацией по подразделениям, видам работ, типам оборудования и периоду;
  • анализ повреждаемости оборудования на основе собранной статистики видов, причин и последствий отказов и дефектов; выявление «больного» оборудования и самых критичных дефектов;
  • пересмотр и оптимизация текущей программы обслуживания по различным критериям, в том числе по критерию надежности, выполнения функций оборудованием, минимизации рисков и др.; обоснование перехода от календарных графиков ППР к иным стратегиям обслуживания;
  • выявление причин отказов, формирование предложений по улучшениям;
  • возможность выгрузки данных и отчетов в Excel, XML, CSV, DOC, PDF, RTF.

Каждый из субпроцессов имеет свою область распространения и уровни ответственности применительно к организационной структуре предприятия. Для эффективной организации данных процессов TRIM должен внедряться в следующих организационных структурах:

  • руководство предприятия;
  • управления-кураторы (например, служба главного механика);
  • основные производственные цеха;
  • вспомогательные и обеспечивающие цеха;
  • службы материально-технического снабжения и склады предприятия.

Подсистема материально-технического снабжения ТОиР

Процесс материально-технического снабжения (МТС) является одним из важнейших в системе управления активами. Это наиболее ресурсоемкий процесс, объединяющий в себе совокупность взаимосвязанных мероприятий по планированию затрат, по исполнению планов затрат, контролю и анализу плановых и фактических затратных составляющих эксплуатации и ТОиР, в том числе внеплановых. При этом затраты могут быть как связаны с закупкой, хранением и использованием материально-технических ресурсов (МТР) под какие-либо работы, так и не связаны с МТР. Например, это могут быть затраты на закупки самих работ у внешних подрядных организаций, оказывающих услуги сервисного обслуживания и ремонта. В то же время, это могут быть затраты на закупку МТР как под ремонты, так и на нужды оперативной эксплуатации оборудования.

В силу указанных особенностей процесса МТС, с ним могут быть связаны весьма чувствительные для предприятия издержки, вызванные:

  • недостатком запасов МТР (внеплановые простои оборудования в ремонтах, продления ремонтов, простои ремонтного персонала, внеплановые закупки),
  • избыточными закупками МТР (затоваривание складов, необоснованное инвестирование в бизнес поставщиков),
  • накоплением неликвидов (обездвиживание финансовых ресурсов),
  • отсутствием информации о запасах МТР (приводит к недостаточным или избыточным закупкам),
  • нецелевым использованием МТР,
  • некачественными МТР или услугами.

В этой связи целями создания подсистемы МТС в составе информационной системы управления физическими активами являются:

  • повышение качества планирования ресурсов (материальных и финансовых), необходимых для выполнения планов мероприятий по МТС,
  • снижение уровня невостребованных и недвижимых складских запасов,
  • сокращение цикла закупки, автоматизация взаимодействия с поставщиками,
  • обеспечение своевременности и адресности поставок,
  • повышение качества закупаемых МТР, работ и услуг,
  • повышение прозрачности учета и контроля — учет выдачи МТР в производство, списаний МТР, контроль лимитов по статьям расходов и т.д.,
  • обеспечение руководства всех уровней оперативной и достоверной информацией о поставках МТР, о состоянии и объемах запасов, о движении МТР, об эффективности функционирования системы МТС в целом,
  • предоставление аналитических инструментов в различных аспектах анализа.

Решение на основе TRIM

Решение на основе TRIM включает в себя функциональные модули, позволяющие реализовать подсистему МТС в составе корпоративной информационной системы управления физическими активами.

Подсистема МТС и информационная система управления физическими активами на основе TRIM используют общую базу данных с информацией по активам, планируемым работам, с каталогами МТР, справочниками ресурсов, внешних организаций, штатных единиц и т.д. Это позволяет обеспечить обмен данными и взаимодействие модулей TRIM в единой интегрированной системе управления.

Основные сущности, используемые в алгоритме работы подсистемы МТС на основе TRIM: документ МТС, автор документа МТС, владелец документа МТС, каталог МТР, список МТР, материально-ответственное лицо, подотчетное лицо, нормы расхода, нормы годового потребления, неснижаемый запас, фирма-контрагент, прайс-лист, мероприятие МТС и др.

Например, мероприятие МТС — это сущность, означающая необходимость выполнения каких-либо действий, связанных с затратами на производство, эксплуатацию, капитальное строительство, реконструкцию,  ТОиР и т.д. Мероприятия необходимы для группировки и систематизации затрат по работам, а также для включения в план затрат и дальнейшего учета затрат, напрямую не связанных с выполнением работ.

Подсистема МТС строится на основе функционала следующих прикладных модулей TRIM:

  • TRIM-Каталог — используется для заполнения и ведения основных информационных справочников системы (единиц учета, валют, групп и категорий МТР, мест хранения и т.д.),
  • TRIM-Техобслуживание — используется для ведения реестра оборудования, технологических мест, реестра и шаблонов работ, планирования работ ТОиР, внесения отчетов по работам, в том числе по использованию МТР при выполнении работ и затратам на услуги внешних организаций,
  • TRIM-Документооборот — используется для учета в системе МТС электронных документов произвольной структуры, для взаимосвязи этих документов с различными сущностями системы;
  • TRIM-Диспетчерский журнал — используется для регистрации значений технологических параметров, учета моментов включения и выключения оборудования,
  • TRIM-Снабжение — предназначен для формирования планов закупок МТР и работ, выполнения всех операций, связанных с циклом закупки МТР и работ, а также для ведения договоров, в целом ориентирован на работу с документами МТС, связанными с процессом закупки МТР до их поступления на склад,
  • TRIM-Склад — используется для учета иерархии складов, учета прихода МТР на склады, расхода МТР со складов, перемещения МТР между складами, выполнения инвентаризации складов,
  • TRIM-Бюджет — используется для ведения иерархии статей расходов и бюджетных периодов, распределения и утверждения лимитов по статьям расходов, управления отнесением расходов на соответствующие статьи,
  • TRIM-Персонал — предназначен для ведения персональных данных пользователей системы и других участников системы,
  • TRIM-Мероприятия — предназначен для учета мероприятий, формирования и утверждения плана мероприятий системы МТС.

Помимо прикладных модулей, архитектура подсистемы МТС включает в себя обеспечивающие, коммуникационные и служебные модули, такие как:

  • библиотеки, обеспечивающие внутрисистемное взаимодействие,
  • TRIM-Транспорт — используется для передачи запросов поставщикам, получения от них ответов и обработки прайс-листов поставщиков,
  • TRIM-WDB — используется для обработки пакетов с данными о документах МТС, формирования запросов поставщикам,
  • TRIM-Администратор — используется для управления правами пользователей и настройками в подсистеме МТС,
  • TRIM-Настройки МТС — используется для настройки цепочек утверждения документов МТС, создания типов документов и т.д.

Внедрение подсистемы МТС на основе TRIM предполагает реализацию взаимодействия с внешними системами посредством соответствующих модулей, такими как системы бухгалтерского учета (в части синхронизации справочников МТР, передачи документов прихода, перемещения и списания МТР), управления кадрами (в части штатного расписания) и другими.

Основные функции

Подсистема МТС, реализуемая на основе TRIM, имеет обширную функциональность, отвечающую потребностям среднего или крупного предприятия, а также холдинговой структуры, при соответствующем числе пользователей.

Ниже представлен перечень алгоритмов МТС, реализованных и автоматизированных средствами TRIM, без конкретизации пользовательских функций:

  • определение сущности мероприятия и принципов работы с ним, формирование плана мероприятий,
  • формирование прайс-листов и справочника цен на МТР,
  • формирование и утверждение плана закупок МТР, формирование специфицированной годовой потребности на МТР,
  • формирование и утверждение плана закупок работ,
  • формирование и утверждение плана конкурсов,
  • формирование и утверждение конкурсных листов, работа с заявками поставщиков,
  • формирование и утверждение конкурсной документации, оформление и утверждение договора,
  • оформление полной или частичной предоплаты, отражение факта выполнения работы, оформление оплаты поступивших МТР, выполненных работ,
  • получение, проверка и оформление прихода МТР, оформление несоответствий, приходование МТР на центральный склад, выдача МТР с центрального склада,
  • синхронизация с системой бухучета в части справочников контрагентов, данных о списании МТР, о приходных операциях,
  • выдача МТР для проведения работ хозспособом и для эксплуатационных нужд, выполнение работы хозспособом,
  • выдача МТР с центрального склада и из цеховых кладовых подрядным организациям, выполнение работы подрядной организацией,
  • перемещение МТР с цехового склада на центральный склад, перемещение между складами,
  • ведение справочников — контрагентов, складов, материально ответственных и подотчетных лиц, единиц измерения, номенклатурных групп МТР, категорий МТР, помещений и мест хранения МТР на складах, справочника МТР, статей расходов, валют, инвентарных номеров,
  • формирование и контроль лимитов по статьям расходов,
  • организация цепочек утверждения документов с назначением ролей для пользователей,
  • формирование профилей данных и назначение их пользователям,
  • работа с неснижаемым запасом,
  • формирование консолидированных документов,
  • оформление результатов инвентаризации на складах
  • постановка на контроль отдельной позиции поставки,
  • конфигурирование типов и статусов документов МТС и ведение соответствующих справочников,
  • регистрация пользователей, изменение их прав и разграничение доступа к данным,
  • формирование нормативов на расход эксплуатационных материалов и расходных материалов на ремонт, планирование потребности в эксплуатационных материалах и расходных материалах на ремонт, контроль их списания,
  • механизм уведомления пользователей
  • обеспечение внеплановых работ (дефекты, отказы и т.д.) ресурсами,
  • работа с подотчетными лицами,
  • пересчет единиц измерения,
  • создание отчетных и аналитических форм для представления и анализа данных о процессах МТС.

Эффекты внедрения "TRIM-Технический менеджмент"

Эффекты и выгоды, которые получает предприятие от внедрения решения «TRIM-Технический менеджмент» могут иметь отраслевую специфику, или быть общими для всех отраслей. Общие для всех отраслей эффекты от внедрения информационной системы управления производственными активами на базе решения «TRIM-Технический менеджмент» состоят в следующем:

  • появляется возможность оптимизировать инвестиционные решения на всем жизненном цикле актива, и обеспечить эффективность актива не в краткосрочной, а в долгосрочной перспективе его использования на предприятии;
  • появляется унифицированный подход к управлению активами во всех подразделениях (филиалах) компании; это позволяет централизованно внедрять, и сопровождать корпоративные политики и процедуры в области управления активами, в том числе реализовывать на практике решения руководства по пересмотру этих политик и процедур;
  • формируется корпоративная база знаний в области управления активами, аккумулирующая коллективный опыт и позволяющая отделить этот опыт от конкретного специалиста и передать его персоналу в целях повышения квалификации;
  • появляются единые шаблоны технического обслуживания и ремонта (ТОиР) однотипного оборудования, средства управления типовыми неисправностями и аналитической отчетности, которые становятся доступны всем подразделениям; это даёт возможность сравнивать эффективность обслуживания оборудования по разным подразделениям (филиалам), выявлять лучшие практики и распространять их на всю компанию;
  • всем службам становится доступна единая классификация (кодировка) активов — это позволяет координированно планировать и выполнять работы на различном оборудовании, с учетом планов производства и загрузки технологического оборудования;
  • появляются единые инструменты оценки критичности и мониторинга состояния оборудования, благодаря чему становится понятной картина приоритетов обслуживания и ремонта в масштабе предприятия;
  • формируется единая система норм использования материалов и запчастей в масштабе предприятия и всех его филиалов; это позволяет с общих позиций подходить к выявлению источников и причин издержек в складском хозяйстве и материально-техническом снабжении, вести системную работу по сопровождению и корректировке регламентов, нормативов ТОиР;
  • предприятие получает инструмент ведения электронного технического архива документации, который устраняет известное противоречие между доступностью и сохранностью бумажного документа; электронный архив обеспечивает наличие документов в местах их применения без тиражирования бумажных копий, релевантность которых с момента выпуска неизбежно снижается.

Эффекты от внедрения информационной системы управления основными фондами на базе TRIM могут быть также выражены и количественно, в виде экспертных оценок. 

Важнейшими из них представляются следующие:

  1. Уменьшение длительности внеплановых простоев в ремонтах на 30-50% за счет повышения качества планирования и организации работ, в том числе планирования и организации снабжения.
  2. Создание полной достоверной базы данных по оборудованию — доля описанного оборудования увеличивается с 30% до 90%, появляется возможность вести полный сквозной учет обслуживаемого оборудования.
  3. Снижение трудоемкости ТОиР на 5-20% благодаря более точному планированию объемов работ, исключению избыточных работ на основе распределения оборудования по критичности и учета фактической наработки.
  4. Снижение затрат на ТОиР на величину до 75% по конкретным видам оборудования за счет сокращения избыточных обслуживаний, прогнозирования и предупреждения отказов.
  5. Снижение временных затрат исполнителей на планирование, ведение паспортов и формуляров, ведение учета (работы, дефекты, отказы, параметры технического состояния) по каждому заведованию с 20 до 2 человеко-часов в месяц, за счет автоматизации рутинных процедур.
  6. Повышение достоверности оценки будущих затрат. Появляется реальная возможность формировать обоснованный бюджет на ТОиР и план закупок материально-технических ресурсов, отстаивать объем требуемых средств в вышестоящих структурах, оценивать трудоемкость и необходимость в привлечении подрядчиков, формировать и сравнивать альтернативные варианты бюджета.
  7. Снижение экономических потерь на 5% в год за счет снижения аварийности, повышения надежности, что, в свою очередь, связано с анализом и прогнозированием состояния оборудования, своевременной разработкой и реализацией предупреждающих мероприятий.
  8. Формирование ремонтной ведомости капитального ремонта позволяет управлять большими ремонтами и капстроительством. При изменении состава работ, подрядчиков, используемых запчастей и материалов стоимость работы автоматически пересчитывается. Можно планировать проект, отслеживать выполнение, оптимизировать работу по продолжительности, оценивать реальную стоимость, риски.
  9. Уменьшение временных затрат аналитика с 5 дней до 4 часов в месяц. Становится возможным регулярный и оперативный анализ данных, вносимых на удаленных рабочих местах. Единая база данных позволяет анализировать накапливающуюся информацию с помощью генератора отчетов либо технологии OLAP. Появляется доступ к полной и актуальной информации в многомерном кубе данных, в ячейках которого находятся стоимость операции, трудоемкость, количество материалов (плановые и фактические показатели) и т.д. Система позволяет искать новые, скрытые закономерности и тенденции. Аналитик получает возможность строить любые отчеты в реальном масштабе времени без обращения к исполнителям.
  10. Повышение доли учитываемых затрат на ТОиР с отнесением их на статьи бюджета.
  11. Снижение объемов срочных закупок на 30% и сокращение складских запасов на 20% за счет более точного планирования потребности в запчастях и материалах под ТОиР. Высвобождение площадей и оборотных средств.
  12. Увеличение межремонтного периода оборудования на 5-20% за счет оптимизации принимаемых решений, выбора оптимально стратегии обслуживания.

Расчеты экономического эффекта и практические результаты работы клиентов показывают сроки окупаемости системы TRIM в течении второго года эксплуатации.