Как добиться прозрачности системы менеджмента? Как поддерживать ее в готовности к аудиту? Как управлять огромным массивом документации? Как практически реализовать процессный подход? Как практически реализовать распределение ответственности и полномочий сотрудников? Как установить коммуникации в системе менеджмента качества и организовать информационные потоки?

Эти вопросы обязательно возникают при разработке и внедрении системы менеджмента качества (СМК), экологического менеджмента (СЭМ), менеджмента профессиональной безопасности и охраны труда (СМПБиОТ), системы управления безопасной эксплуатацией судов и предотвращением загрязнения (МКУБ), а также интегрированной системы менеджмента (ИСМ).

Решение «TRIM-Quality Management System» (TRIM-QMS) поможет найти на них ответ и реализовать соответствующие меры на практике.

Решение TRIM-QMS

НПП «СпецТек» предлагает решение «TRIM-Quality Management System» (TRIM-QMS), разработанное на основе программного комплекса TRIM и предназначенное для автоматизации управления процессами и документацией в системах менеджмента, созданных в соответствии со стандартами качества (ISO 9001), экологического управления (ISO 14001), профессиональной безопасности (OHSAS 18001) и безопасной эксплуатации (ISM Code, МКУБ).

Решение TRIM-QMS уже более 15 лет внедряется и эксплуатируется на предприятиях с целью поддержки систем менеджмента, подготовки их к сертификации, а также для решения важнейших задач менеджмента, связанных с реализацией процессного подхода и повышением эффективности работы организации в целом.

Решение TRIM-QMS включает в себя документацию пользователя и программное обеспечение — модули программного комплекса TRIM с соответствующими настройками:

  • TRIM-QM — модуль «Управление качеством»;
  • TRIM-DOC — модуль «Документооборот»;
  • TRIM-C — модуль «Каталог»;
  • TRIM-A — модуль «Администратор».

Решение TRIM-QMS принадлежит к классу программных продуктов Business Process Management System (BPMS) , соответствует требованиям стандартов ISO серий 9000 и 14000, а также ISM Code, и реализует принцип «процессного подхода». Функциональность TRIM-QMS базируется на  цикле PDCA (планирование — исполнение — проверка — действие) для оценки результативности процессов и их улучшения на основе измерения.

Международные стандарты требуют создания документированных систем менеджмента, определяет состав необходимых документов и методы управления документами. Выполнение этих требований поддерживается в TRIM-QMS, в частности,  средствами модуля «TRIM-Документооборот».

Возможности модуля TRIM-Управление качеством

  1. Реализация цикла непрерывного улучшения PDCA при управлении процессами системы менеджмента.
  2. Управление документами и записями системы менеджмента в единой автоматически обновляемой базе данных.
  3. Распределение ответственности и полномочий в системе менеджмента, установление прав доступа к данным и функциям системы.
  4. Планирование и регистрация измеримых целей для подразделений организации.
  5. Систематизация и анализ данных о результативности процессов, определение ключевых показателей эффективности (KPI) с целью улучшения процессов.
  6. Регистрация несоответствий в системе менеджмента, их анализ и планирование корректирующих и предупреждающих действий.
  7. Хранение данных по измерению степени достижения целей, результатов их статистического анализа с возможностью графического представления.
  8. Автоматизация ведения системы менеджмента, планирование внутреннего аудита и других видов деятельности с созданием и хранением отчетности.

Возможности модуля TRIM-Документооборот

  1. Хранение всех документов предприятия в электронной форме в единой базе данных в виде простого и форматированного текста, документов офисных приложений, а также файлов внешних программ (рисунков, таблиц, баз данных).
  2. Полная авторизация документов, обеспечение доступа к документам.
  3. Ведение древовидной структуры папок и вложенных документов.
  4. Импорт документов из внешних файлов.
  5. Ведение шаблонов отчетов и других документов с заполняемыми полями.
  6. Управление папками документов пользователями с различным доступом.
  7. Анализ документа на адекватность.
  8. Электронное согласование, утверждение (выпуск), актуализация и переутверждение.
  9. Идентификация изменений и статус пересмотра.
  10. Рассылка (обеспечение наличия в местах применения).
  11. Ведение перечней внешних документов.
  12. Изъятие и архивация.

Решение TRIM-QMS представляет собой гибкий инструмент для моделирования систем менеджмента на предприятиях в соответствии с особенностями их организационной структуры. Оно может использоваться как на этапе ведения системы менеджмента, так и на этапах ее разработки, внедрения и подготовки к сертификации. Специалисты НПП «СпецТек», имеющие многолетний опыт практической работы и оказания консалтинговых услуг, обеспечат разработку и внедрение систем менеджмента с последующей сертификацией.

Разработка и внедрение системы менеджмента качества (СМК) и экологического менеджмента (СЭМ) в организации — это достаточно сложный проект, характеризующийся высокой трудоемкостью. Его окончанием лишь условно можно считать получение сертификата соответствия системы международным стандартам. Но на этом развитие системы не прекращается. Организация должна поддерживать систему в рабочем состоянии, работать над повышением ее результативности.

Система менеджмента на этапе разработки, внедрения и ведения нуждается в соответствующем инструменте автоматизации. В качестве такого инструмента небольшие организации используют решение «TRIM — Quick Quality Management» (TRIM-Q2M).

Общая характеристика TRIM-Q2M

Решение TRIM-Q2M предназначено для автоматизации разработки, внедрения и поддержки систем менеджмента качества и экологического менеджмента. Более чем 10-летний опыт НПП «СпецТек» в области разработки программного обеспечения и подготовки организаций к сертификации по МС ИСО серии 9000 и 14000, позволил предложить TRIM-Q2M — «коробочный» продукт, готовый к внедрению и не требующий доработки под конкретную организацию.

Разработка такого продукта базируется на изоморфизме (подобии) систем менеджмента организаций независимо от сферы их деятельности. Относительная простота систем управления небольших организаций позволила разработать достаточно жесткую и универсальную методику внедрения TRIM-Q2M, создать предварительные настройки в виде типовой структуры базы данных, реализующей процессный подход на основе пяти типичных процессов — «ответственность руководства», «менеджмент ресурсов», «процессы жизненного цикла продукции», «измерение, анализ и улучшение» и «организация СМК». Пользователю TRIM-Q2M после установки программного обеспечения остается наполнить базу данных документацией компании и собственными данными для мониторинга и измерения процессов.

Комплектность поставки решения TRIM-Q2M

Решение TRIM-Q2M поддерживает работу пользователей в локальной сети организации. В комплект поставки TRIM-Q2M входят:

а) программное обеспечение

  • модуль «TRIM-Управление качеством» (TRIM-QM);
  • модуль «TRIM-Документооборот» (TRIM-DOC);
  • модуль «TRIM-Каталог» (TRIM-C);
  • модуль «TRIM-Администратор» (TRIM-A);
  • интерфейс с генератором отчетов;
  • система управления базой данных (СУБД)  — свободно распространяемая СУБД семейства MS SQL Server;
  • демонстрационная база данных.

б) документация

  • руководство пользователя по инсталляции, настройке и восстановлению программного обеспечения TRIM-QM/DOC/C/A;
  • руководство пользователя по ведению системы менеджмента качества, включая руководства по работе с модулями TRIM-QM/DOC/C/A;
  • формы документов: «Политика и цели в области качества», «Руководство по качеству», «Положение о подразделении», «Описание процесса», «Должностная инструкция», документированные процедуры, формы регистрации записей.

Выгоды от использования TRIM-Q2M

  • продукт позволяет предприятию ускорить разработку и внедрение системы менеджмента, автоматизирует ее ведение и позволяет поддерживать систему в рабочем состоянии, в готовности к аудиту;
  • TRIM-Q2M дает инструменты автоматизации для измерения результативности и улучшения процессов, позволяет на практике оценивать эффективность;
  • используя предварительные настройки TRIM-Q2M, компания сразу начинает работать со своими процессами.

Преимущества TRIM-Q2M

  • открытость — не исключена возможность адаптации системы под конкретное предприятие;
  • автономность — для использования TRIM-Q2M не требуется дополнительного программного обеспечения, кроме системного, а также офисных приложений;
  • TRIM в течение ряда лет эксплуатируется на многих отечественных и зарубежных предприятиях в качестве системы автоматизации СМК и СЭМ, соответствие TRIM требованиям ИСО подтверждено на практике;
  • собственная система менеджмента качества НПП «СпецТек» сертифицирована на соответствие ИСО 9001 и функционирует под управлением TRIM.

Стоимость лицензии на TRIM-Q2M и техническая поддержка

Базовая (минимальная) поставка TRIM-Q2M рассчитана на трех пользователей, ее стоимость — 60 000 рублей (НДС не облагается). Стоимость лицензии для четвертого и каждого последующего пользователя — 20 000 рублей. Поставка осуществляется не более чем для 10 пользователей.

В стоимость лицензии входят консультационные услуги по установке, настройке и эксплуатации TRIM-Q2M в течение 6-ти месяцев с момента оплаты. Эти услуги могут быть оказаны в форме семинара, который организуется по заявкам пользователей. Дата и программа семинара определяется по согласованию. Место проведения семинара: офис НПП СпецТек по адресу Санкт-Петербург, ул. Академика Павлова, дом 7А, лит. Н. Заявки пользователей на проведение семинара следует направлять по адресу courses@spectec.ru.

Обновление версий и консультационные услуги по истечении 6-ти месяцев с момента оплаты стоимости лицензии предоставляются на основании возмездного договора на сопровождение, который заключается по желанию заказчика.

По мере приближения аудита системы менеджмента организации, активность её персонала возрастает и достигает максимума к приходу группы аудиторов. Направлена такая активность на наведение порядка в документации.

Нет оснований утверждать, что в промежутке между проверками этому не уделялось никакого внимания. Конечно же, уделялось. Но опыт внешних проверок говорит, что любая ошибка в процессе управления документами немедленно документируется как несоответствие, подчас значительное. Поэтому менеджеры начинают изучать текущее состояние дел, поверять наличие всех подписей об ознакомлении на местах, наличие учтенных экземпляров в последней редакции, соответствие структуры документа утвержденному образцу, и выполнять массу других задач, которые к тому же характеризуются высокой трудоемкостью.

Ошибиться в рассылке какого-то документа по всем заинтересованным подразделениям достаточно просто. Так же просто и аудитору найти такую ошибку. Гораздо проще, чем выявить несоответствие, реально влияющее на качество продукции, и тем самым помочь предприятию. Как же в таком случае успешно пройти аудит?

Ответ таков: переведите документооборот системы менеджмента в электронный формат, и количество несоответствий упадет вдвое, автоматизируйте систему управления документами на основе доступного программного обеспечения, и несоответствий будет еще меньше.

Значит ли это, что система менеджмента, построенная на основе документации в электронном формате, станет более эффективной или, по крайней мере, не менее эффективной, чем была? Близкое и понятное практикам определение эффективности могло бы звучать так: эффективная система менеджмента — это система, в которой производственный и административный персонал, не занятый непосредственно поддержанием системы, тем не менее, выполняет свои обязанности полностью в соответствии с ее положениями, и даже не подозревает об этом. Именно так — работает по установленным и утвержденным правилам, не отделяя деятельность в рамках системы менеджмента от своей повседневной деятельности.

Достичь такой эффективности можно только одним путем: минимизируя объем бумажной документации, немалая часть требований которой направлена на поддержание самой себя.

Использование специализированного программного обеспечения поможет предприятию не только облегчить процесс разработки и внедрения системы менеджмента, но и, как минимум, позволит сделать процесс сертификации по стандартам ИСО более предсказуемым и эффективным, направленным именно на выявления реального соответствия или несоответствия элементов системы менеджмента требованиям соответствующего стандарта.