Как добиться прозрачности системы менеджмента? Как поддерживать ее в готовности к аудиту? Как управлять огромным массивом документации? Как практически реализовать процессный подход? Как практически реализовать распределение ответственности и полномочий сотрудников? Как установить коммуникации в системе менеджмента качества и организовать информационные потоки?

Эти вопросы обязательно возникают при разработке и внедрении системы менеджмента качества (СМК), экологического менеджмента (СЭМ), менеджмента профессиональной безопасности и охраны труда (СМПБиОТ), системы управления безопасной эксплуатацией судов и предотвращением загрязнения (МКУБ), а также интегрированной системы менеджмента (ИСМ).

Решение «TRIM-Quality Management System» (TRIM-QMS) поможет найти на них ответ и реализовать соответствующие меры на практике.

Решение TRIM-QMS

НПП «СпецТек» предлагает решение «TRIM-Quality Management System» (TRIM-QMS), разработанное на основе программного комплекса TRIM и предназначенное для автоматизации управления процессами и документацией в системах менеджмента, созданных в соответствии со стандартами качества (ISO 9001), экологического управления (ISO 14001), профессиональной безопасности (OHSAS 18001) и безопасной эксплуатации (ISM Code, МКУБ).

Решение TRIM-QMS уже более 15 лет внедряется и эксплуатируется на предприятиях с целью поддержки систем менеджмента, подготовки их к сертификации, а также для решения важнейших задач менеджмента, связанных с реализацией процессного подхода и повышением эффективности работы организации в целом.

Решение TRIM-QMS включает в себя документацию пользователя и программное обеспечение — модули программного комплекса TRIM с соответствующими настройками:

  • TRIM-QM — модуль «Управление качеством»;
  • TRIM-DOC — модуль «Документооборот»;
  • TRIM-C — модуль «Каталог»;
  • TRIM-A — модуль «Администратор».

Решение TRIM-QMS принадлежит к классу программных продуктов Business Process Management System (BPMS) , соответствует требованиям стандартов ISO серий 9000 и 14000, а также ISM Code, и реализует принцип «процессного подхода». Функциональность TRIM-QMS базируется на  цикле PDCA (планирование — исполнение — проверка — действие) для оценки результативности процессов и их улучшения на основе измерения.

Международные стандарты требуют создания документированных систем менеджмента, определяет состав необходимых документов и методы управления документами. Выполнение этих требований поддерживается в TRIM-QMS, в частности,  средствами модуля «TRIM-Документооборот».

Возможности модуля TRIM-Управление качеством

  1. Реализация цикла непрерывного улучшения PDCA при управлении процессами системы менеджмента.
  2. Управление документами и записями системы менеджмента в единой автоматически обновляемой базе данных.
  3. Распределение ответственности и полномочий в системе менеджмента, установление прав доступа к данным и функциям системы.
  4. Планирование и регистрация измеримых целей для подразделений организации.
  5. Систематизация и анализ данных о результативности процессов, определение ключевых показателей эффективности (KPI) с целью улучшения процессов.
  6. Регистрация несоответствий в системе менеджмента, их анализ и планирование корректирующих и предупреждающих действий.
  7. Хранение данных по измерению степени достижения целей, результатов их статистического анализа с возможностью графического представления.
  8. Автоматизация ведения системы менеджмента, планирование внутреннего аудита и других видов деятельности с созданием и хранением отчетности.

Возможности модуля TRIM-Документооборот

  1. Хранение всех документов предприятия в электронной форме в единой базе данных в виде простого и форматированного текста, документов офисных приложений, а также файлов внешних программ (рисунков, таблиц, баз данных).
  2. Полная авторизация документов, обеспечение доступа к документам.
  3. Ведение древовидной структуры папок и вложенных документов.
  4. Импорт документов из внешних файлов.
  5. Ведение шаблонов отчетов и других документов с заполняемыми полями.
  6. Управление папками документов пользователями с различным доступом.
  7. Анализ документа на адекватность.
  8. Электронное согласование, утверждение (выпуск), актуализация и переутверждение.
  9. Идентификация изменений и статус пересмотра.
  10. Рассылка (обеспечение наличия в местах применения).
  11. Ведение перечней внешних документов.
  12. Изъятие и архивация.

Решение TRIM-QMS представляет собой гибкий инструмент для моделирования систем менеджмента на предприятиях в соответствии с особенностями их организационной структуры. Оно может использоваться как на этапе ведения системы менеджмента, так и на этапах ее разработки, внедрения и подготовки к сертификации. Специалисты НПП «СпецТек», имеющие многолетний опыт практической работы и оказания консалтинговых услуг, обеспечат разработку и внедрение систем менеджмента с последующей сертификацией.

Разработка и внедрение системы менеджмента качества (СМК) и экологического менеджмента (СЭМ) в организации — это достаточно сложный проект, характеризующийся высокой трудоемкостью. Его окончанием лишь условно можно считать получение сертификата соответствия системы международным стандартам. Но на этом развитие системы не прекращается. Организация должна поддерживать систему в рабочем состоянии, работать над повышением ее результативности.

Система менеджмента на этапе разработки, внедрения и ведения нуждается в соответствующем инструменте автоматизации. В качестве такого инструмента небольшие организации используют решение «TRIM — Quick Quality Management» (TRIM-Q2M).

Общая характеристика TRIM-Q2M

Решение TRIM-Q2M предназначено для автоматизации разработки, внедрения и поддержки систем менеджмента качества и экологического менеджмента. Более чем 10-летний опыт НПП «СпецТек» в области разработки программного обеспечения и подготовки организаций к сертификации по МС ИСО серии 9000 и 14000, позволил предложить TRIM-Q2M — «коробочный» продукт, готовый к внедрению и не требующий доработки под конкретную организацию.

Разработка такого продукта базируется на изоморфизме (подобии) систем менеджмента организаций независимо от сферы их деятельности. Относительная простота систем управления небольших организаций позволила разработать достаточно жесткую и универсальную методику внедрения TRIM-Q2M, создать предварительные настройки в виде типовой структуры базы данных, реализующей процессный подход на основе пяти типичных процессов — «ответственность руководства», «менеджмент ресурсов», «процессы жизненного цикла продукции», «измерение, анализ и улучшение» и «организация СМК». Пользователю TRIM-Q2M после установки программного обеспечения остается наполнить базу данных документацией компании и собственными данными для мониторинга и измерения процессов.

Комплектность поставки решения TRIM-Q2M

Решение TRIM-Q2M поддерживает работу пользователей в локальной сети организации. В комплект поставки TRIM-Q2M входят:

а) программное обеспечение

  • модуль «TRIM-Управление качеством» (TRIM-QM);
  • модуль «TRIM-Документооборот» (TRIM-DOC);
  • модуль «TRIM-Каталог» (TRIM-C);
  • модуль «TRIM-Администратор» (TRIM-A);
  • интерфейс с генератором отчетов;
  • система управления базой данных (СУБД)  — свободно распространяемая СУБД семейства MS SQL Server;
  • демонстрационная база данных.

б) документация

  • руководство пользователя по инсталляции, настройке и восстановлению программного обеспечения TRIM-QM/DOC/C/A;
  • руководство пользователя по ведению системы менеджмента качества, включая руководства по работе с модулями TRIM-QM/DOC/C/A;
  • формы документов: «Политика и цели в области качества», «Руководство по качеству», «Положение о подразделении», «Описание процесса», «Должностная инструкция», документированные процедуры, формы регистрации записей.

Выгоды от использования TRIM-Q2M

  • продукт позволяет предприятию ускорить разработку и внедрение системы менеджмента, автоматизирует ее ведение и позволяет поддерживать систему в рабочем состоянии, в готовности к аудиту;
  • TRIM-Q2M дает инструменты автоматизации для измерения результативности и улучшения процессов, позволяет на практике оценивать эффективность;
  • используя предварительные настройки TRIM-Q2M, компания сразу начинает работать со своими процессами.

Преимущества TRIM-Q2M

  • открытость — не исключена возможность адаптации системы под конкретное предприятие;
  • автономность — для использования TRIM-Q2M не требуется дополнительного программного обеспечения, кроме системного, а также офисных приложений;
  • TRIM в течение ряда лет эксплуатируется на многих отечественных и зарубежных предприятиях в качестве системы автоматизации СМК и СЭМ, соответствие TRIM требованиям ИСО подтверждено на практике;
  • собственная система менеджмента качества НПП «СпецТек» сертифицирована на соответствие ИСО 9001 и функционирует под управлением TRIM.

Стоимость лицензии на TRIM-Q2M и техническая поддержка

Базовая (минимальная) поставка TRIM-Q2M рассчитана на трех пользователей, ее стоимость — 60 000 рублей (НДС не облагается). Стоимость лицензии для четвертого и каждого последующего пользователя — 20 000 рублей. Поставка осуществляется не более чем для 10 пользователей.

В стоимость входят консультационные услуги по установке, настройке и эксплуатации TRIM-Q2M в течение 6-ти месяцев с момента оплаты. Консультационные услуги не распространяются на работы по адаптации базы данных. Обновление версий производится на основании дополнительного сервисного договора, который заключается по желанию заказчика.

Пользователь также может посетить ежемесячный семинар для пользователей, посвященный принципам работы TRIM, проводимый НПП СпецТек в своем офисе по адресу Санкт-Петербург, ул. Академика Павлова, дом 7а. Семинар проводится в первый вторник каждого месяца.

По мере приближения аудита системы менеджмента организации, активность её персонала возрастает и достигает максимума к приходу группы аудиторов. Направлена такая активность на наведение порядка в документации.

Нет оснований утверждать, что в промежутке между проверками этому не уделялось никакого внимания. Конечно же, уделялось. Но опыт внешних проверок говорит, что любая ошибка в процессе управления документами немедленно документируется как несоответствие, подчас значительное. Поэтому менеджеры начинают изучать текущее состояние дел, поверять наличие всех подписей об ознакомлении на местах, наличие учтенных экземпляров в последней редакции, соответствие структуры документа утвержденному образцу, и выполнять массу других задач, которые к тому же характеризуются высокой трудоемкостью.

Ошибиться в рассылке какого-то документа по всем заинтересованным подразделениям достаточно просто. Так же просто и аудитору найти такую ошибку. Гораздо проще, чем выявить несоответствие, реально влияющее на качество продукции, и тем самым помочь предприятию. Как же в таком случае успешно пройти аудит?

Ответ таков: переведите документооборот системы менеджмента в электронный формат, и количество несоответствий упадет вдвое, автоматизируйте систему управления документами на основе доступного программного обеспечения, и несоответствий будет еще меньше.

Значит ли это, что система менеджмента, построенная на основе документации в электронном формате, станет более эффективной или, по крайней мере, не менее эффективной, чем была? Близкое и понятное практикам определение эффективности могло бы звучать так: эффективная система менеджмента — это система, в которой производственный и административный персонал, не занятый непосредственно поддержанием системы, тем не менее, выполняет свои обязанности полностью в соответствии с ее положениями, и даже не подозревает об этом. Именно так — работает по установленным и утвержденным правилам, не отделяя деятельность в рамках системы менеджмента от своей повседневной деятельности.

Достичь такой эффективности можно только одним путем: минимизируя объем бумажной документации, немалая часть требований которой направлена на поддержание самой себя.

Использование специализированного программного обеспечения поможет предприятию не только облегчить процесс разработки и внедрения системы менеджмента, но и, как минимум, позволит сделать процесс сертификации по стандартам ИСО более предсказуемым и эффективным, направленным именно на выявления реального соответствия или несоответствия элементов системы менеджмента требованиям соответствующего стандарта.