Модуль «TRIM-Бюджет» (TRIM-Budget, TRIM-B) предназначен для планирования и контроля финансовых потоков, связанных с процессами техобслуживания и ремонта (ТОиР), а также со складскими операциями.

Основные понятия

Основой для функционирования модуля «TRIM-Бюджет» служат два типа данных — бюджетные статьи и бюджетные периоды.

Бюджетная статья — это именованная позиция, определяющая целевое назначение связанных с нею финансов. Бюджетные статьи могут объединяться в простой список или в иерархическую структуру, в которой каждая нижележащая статья детализирует вышележащую.

Бюджетный период — это интервал времени, с которым связаны определенные финансовые операции. Каждый бюджетный период может быть разбит на подпериоды, которые в совокупности образуют иерархию. Самый верхний бюджетный период в иерархии обычно совпадает с финансовым годом, принятым на предприятии.

Формирование бюджета — это распределение финансовых средств по бюджетным статьям и периодам с контролем их сумм. Списание финансовых средств — это отнесение расходов на определенную бюджетную статью и дату, привязанную к бюджетному периоду.

Функционирование модуля «TRIM-Бюджет» включает следующие основные операции:

  • предварительное планирование бюджета на основе данных ТОиР,
  • ручное планирование, корректировка и перераспределение бюджета,
  • утверждение и фиксирование бюджета,
  • списание бюджетных средств в ходе выполнения ТОиР.

Матрица бюджета — статьи и периоды

Структура ведения бюджета предусматривает организацию данных в виде матрицы.
Cтроки матрицы содержат структуру статей бюджета. Периоды — столбцы матрицы.
Каждая ячейка матрицы содержит сумму, приходящуюся на некоторую статью бюджета в конкретный период.

Планирование

При предварительном планировании бюджета финансы распределяются по бюджетным статьям и подпериодам на основе план-графика работ на данный бюджетный период. Модуль «TRIM-Бюджет» выполняет это автоматически на основе данных модуля «TRIM-Техобслуживание».

Далее можно произвести корректировку бюджета вручную, модуль «TRIM-Бюджет» позволяет это выполнить. Можно также полностью сформировать бюджет вручную без предварительного планирования. При этом данный модуль автоматически контролирует распределение средств по бюджетным статьям с учетом подстатей и по бюджетным периодам с учетом подпериодов.

Утверждение

Утвердить сформированный бюджет может только пользователь, имеющий соответствующие права. Утвержденный бюджет не может быть изменен, для его корректировки нужно отменить утверждение, что также может сделать только пользователь с соответствующими правами. В момент утверждения можно зафиксировать плановую сумму для ее сравнения в будущем с откорректированной суммой.

Исполнение

Регистрация расходов производится в модулях TRIM:

  • «TRIM-Техобслуживание» — при отчете по выполненной работе (трудоемкость, запчасти, стоимость выполнения подрядчиками),
  • «TRIM-Склад» — при оплате счетов на поставку.

Списание

В модуле «TRIM-Бюджет» предусмотрено списание средств в два этапа:

  • предварительное списание,
  • фактическое списание на основании предварительного.

Предварительное списание осуществляется:

  • автоматически на основании данных о выполнении работ ТОиР из модуля «TRIM-Техобслуживание»,
  • автоматически на основании данных о складских операциях из модуля «TRIM-Склад»,
  • вручную в модуле «TRIM-Бюджет» по команде пользователя.

При фактическом списании пользователь может откорректировать данные. Двухэтапный порядок реализован для того, чтобы фактическое списание осуществлял только ответственный за финансовые операции пользователь, тогда как предварительное может выполнить любой пользователь, отвечающий за определенную операцию ТОиР в системе.

При фактическом списании по заданной статье и дате автоматически списываются бюджетные средства по всем вышележащим статьям и всем периодам в иерархии, куда попадает дата списания.

При списании модуль «TRIM-Бюджет» может контролировать заданные лимиты финансов по бюджетным статьям и периодам, и в случае их превышения запрещать выполнение операции. Уровень контроля определяется настройками модуля. В случае исчерпания финансов пользователь, имеющий соответствующие права, должен или откорректировать бюджет, или внести изменения в настройки системы.

В целом модуль «TRIM-Бюджет» является вспомогательным средством для других модулей TRIM. Он позволяет вести дополнительный контроль на основе финансовых операций при выполнении процессов ТОиР и складского учета.