Модуль «TRIM-Документооборот» (TRIM-Document, TRIM-DOC)  предназначен для управления документами в TRIM, для хранения, систематизации, электронной рассылки и обеспечения удаленного доступа к действующим документам различных форматов.

Документ

Под документами здесь понимаются файлы внешних по отношению к TRIM форматов, хранящиеся в базе данных  (БД) TRIM и распространяющиеся в сети TRIM при репликациях.

Документы могут быть связаны с объектами TRIM (технологическими местами, работами, типами оборудования и т.д.). В этом случае окна свойств объектов предоставляют доступ к спискам документов и их редакций, привязанных к объекту. Каждый документ может быть привязан к любому числу объектов TRIM любых типов из числа поддерживающих связи с документами. Каждый объект может иметь любое число привязанных к нему редакций и документов. Каждая такая связь может иметь свой тип (форма отчёта по работе, описание, спецификация, контракт, инструкция, приказ, техническая схема и проч.).

Модуль предоставляет возможность использования документов в качестве образцов бланков форм, предназначенных для периодического заполнения. В этом случае документы MS Word каждого бланка хранят только заполненные поля, которые вносятся в копию образца бланка формы при показе пользователю на экране или при печати. Этот метод особенно удобен и экономичен при работе с большими стандартными документами, где меняются лишь некоторые позиции.

Для удобства ориентации среди документов они могут быть организованы в единую структуру документов, древовидную или сетевую. Для доступа к документам может быть использована как навигация по спискам привязанных к объектам TRIM документов, так и навигация по дереву документов в самом модуле «TRIM-Документооборот».

Дерево состоит из двух частей — общедоступного сегмента структуры документов и доступных персонализированных сегментов, обычно для текущего пользователя и для его группы, а также для групп, в которые он дополнительно входит. Личные сегменты пользователей видимы только самим этим пользователям (а так же администраторам), сегменты групп являются видимыми для всех членов этих групп.

Редакция документа

TRIM рассматривает документ как поток его редакций (версий). В каждый момент времени документ имеет единственную текущую редакцию и практически неограниченное число редакций прошлых, редактируемых, проходящих процедуры согласования и утверждения, редакций с коррекциями и предложениями.

В таком виде документ имеет владельца — ответственного за поддержание актуальности его текущих редакций. Документ может иметь назначенного за его утверждение (в таком случае, редакция документа, не получившая визы утверждения, не может стать текущей), и списки пользователей для согласования (в этом случае, до подачи на утверждение редакция документа должна получить визу согласования у каждого пользователя из списка) и ознакомления. В качестве владельца документа и других назначенных лиц могут выступать как пользователи, так и группы пользователей — в этом случае правами наделяются все пользователи группы, а исполнение ожидается от любого из них.

Редакция представляется отдельным файлом, с которым оперируют встроенные в модуль редакторы или внешние программы (Microsoft Word, Excel, Visio). Предусмотрен общий тип документа без уточнения программы обработки, для его открытия используется информация в реестре Windows, выбираемая по расширению из названия файла. Это позволяет работать с практически любыми внешними файло-ориентированными форматами документов. Файлы хранятся в БД, копируются во временные директории Windows на время работы пользователя с ними. В качестве объекта документооборота редакция также имеет владельца, а также автора редакции, утверждавшего её, списки согласования и ознакомления.

Как и документ, редакция может быть привязана к объекту TRIM. При этом создаётся связь с конкретной редакцией документа. Если же объект связан с документом, то содержимое такого привязанного документа будет изменяться при смене текущей редакции документа. Поэтому для сохранения информационной целостности в некоторых случаях, например при отчёте по работе, создаются связи с актуальными на момент выполнения работы редакциями документов.

Доступ к документам и редакциям

Документы в TRIM организованы в папки. Папки содержат ярлыки на редакции и документы, а также вложенные папки. Папки могут иметь владельца, могут быть закрыты от просмотра другими пользователями (в этом случае, если они помещены в общий сегмент, они могут работать как почтовые ящики). Папки могут создаваться практически в любом месте структуры документов. Некоторые папки создаются автоматически и имеют специальное назначение. В папку «Незавершенные документы» автоматически будут помещаться ярлыки на все редакции, редактирование которых не закончено, а также на редакции и документы, присланные на ознакомление, согласование или утверждение. Удалить отсюда ярлык на документ нельзя, иначе как завершив его обработку. В папку «Рабочий стол» помещаются ярлыки на все редакции и документы, с которыми пользователь так или иначе имел дело, но отсюда можно свободно удалять ярлыки на ненужные документы.

Так как документы, редакции и вложенные папки входят в папки только через ярлыки, то они могут одновременно включаться в нескольких местах структуры документов. Удаление ярлыка на документ, редакцию или папку в конкретной папке не повлечёт за собой удаление ярлыков на них в других местах структуры или в списках привязок к объектам TRIM. Но изменение содержимого папки в одном месте структуры влечёт за собой автоматическое изменение содержимого этой папки и во всех остальных местах, где находятся ярлыки на эту папку.

В структуре также отдельными папками отражаются открытые в других модулях TRIM объекты, которые имеют или могут иметь привязанные документы, а также списки типовых шаблонов документов, сгруппированных по типам документов (по формату файлов).