Процесс материально-технического снабжения (МТС) является одним из важнейших в системе управления активами. Это наиболее ресурсоемкий процесс, объединяющий в себе совокупность взаимосвязанных мероприятий по планированию затрат, по исполнению планов затрат, контролю и анализу плановых и фактических затратных составляющих эксплуатации и ТОиР, в том числе внеплановых.

При этом затраты могут быть как связаны с закупкой, хранением и использованием материально-технических ресурсов (МТР) под какие-либо работы, так и не связаны с МТР. Например, это могут быть затраты на закупки самих работ у внешних подрядных организаций, оказывающих услуги сервисного обслуживания и ремонта. В то же время, это могут быть затраты на закупку МТР как под ремонты, так и на нужды оперативной эксплуатации оборудования.

В силу указанных особенностей процесса МТС, с ним могут быть связаны весьма чувствительные для предприятия издержки, вызванные:

  • недостатком запасов МТР (внеплановые простои оборудования в ремонтах, продления ремонтов, простои персонала, внеплановые закупки),
  • избыточными закупками МТР (затоваривание складов, необоснованное инвестирование в бизнес поставщиков),
  • накоплением неликвидов (обездвиживание финансовых ресурсов),
  • отсутствием информации о запасах МТР (приводит к недостаточным или избыточным закупкам),
  • нецелевым использованием МТР,
  • некачественными МТР или услугами.

В этой связи целями создания подсистемы МТС в составе информационной системы управления физическими активами являются:

  • повышение качества планирования ресурсов (материальных и финансовых), необходимых для выполнения планов мероприятий по МТС,
  • снижение уровня невостребованных и недвижимых складских запасов,
  • сокращение цикла закупки, автоматизация взаимодействия с поставщиками,
  • обеспечение своевременности и адресности поставок,
  • повышение качества закупаемых МТР, работ и услуг,
  • повышение прозрачности учета и контроля — учет выдачи МТР в производство, списаний МТР, контроль лимитов по статьям расходов и т.д.,
  • обеспечение руководства всех уровней оперативной и достоверной информацией о поставках МТР, о состоянии и объемах запасов, о движении МТР, об эффективности функционирования системы МТС,
  • предоставление аналитических инструментов в различных аспектах анализа.

Решение на основе TRIM

Решение на основе TRIM включает в себя функциональные модули, позволяющие реализовать подсистему МТС в составе корпоративной информационной системы управления физическими активами.

Подсистема МТС и информационная система управления физическими активами на основе TRIM используют общую базу данных с информацией по активам, планируемым работам, с каталогами МТР, справочниками ресурсов, внешних организаций, штатных единиц и т.д. Это позволяет обеспечить обмен данными и взаимодействие модулей TRIM в единой интегрированной системе управления.

Основные сущности, используемые в алгоритме работы подсистемы МТС на основе TRIM: документ МТС, автор документа МТС, владелец документа МТС, каталог МТР, список МТР, материально-ответственное лицо, подотчетное лицо, нормы расхода, нормы годового потребления, неснижаемый запас, фирма-контрагент, прайс-лист, мероприятие МТС и др.

Например, мероприятие МТС — это сущность, означающая необходимость выполнения каких-либо действий, связанных с затратами на производство, эксплуатацию, капитальное строительство, реконструкцию,  ТОиР и т.д. Мероприятия необходимы для группировки и систематизации затрат по работам, а также для включения в план затрат и дальнейшего учета затрат, напрямую не связанных с выполнением работ.

Подсистема МТС строится на основе функционала следующих прикладных модулей TRIM:

  • TRIM-Каталог — используется для заполнения и ведения основных информационных справочников системы (единиц учета, валют, групп и категорий МТР, мест хранения и т.д.),
  • TRIM-Техобслуживание — используется для ведения реестра оборудования, технологических мест, реестра и шаблонов работ, планирования работ ТОиР, внесения отчетов по работам, в том числе по использованию МТР при выполнении работ и затратам на услуги внешних организаций,
  • TRIM-Документооборот — используется для учета в системе МТС электронных документов произвольной структуры, для взаимосвязи этих документов с различными сущностями системы;
  • TRIM-Диспетчерский журнал — используется для регистрации значений технологических параметров, учета моментов включения и выключения оборудования,
  • TRIM-Снабжение — предназначен для формирования планов закупок МТР и работ, выполнения всех операций, связанных с циклом закупки МТР и работ, а также для ведения договоров, в целом ориентирован на работу с документами МТС, связанными с процессом закупки МТР до их поступления на склад,
  • TRIM-Склад — используется для учета иерархии складов, учета прихода МТР на склады, расхода МТР со складов, перемещения МТР между складами, выполнения инвентаризации складов,
  • TRIM-Бюджет — используется для ведения иерархии статей расходов и бюджетных периодов, распределения и утверждения лимитов по статьям расходов, управления отнесением расходов на соответствующие статьи,
  • TRIM-Персонал — предназначен для ведения персональных данных пользователей системы и других участников системы.

Помимо прикладных модулей, архитектура подсистемы МТС включает в себя обеспечивающие, коммуникационные и служебные модули, такие как:

  • библиотеки, обеспечивающие внутрисистемное взаимодействие,
  • TRIM-Транспорт — используется для передачи запросов поставщикам, получения от них ответов и обработки прайс-листов поставщиков,
  • TRIM-WDB — используется для обработки пакетов с данными о документах МТС, формирования запросов поставщикам,
  • TRIM-Администратор — используется для управления правами пользователей и настройками в подсистеме МТС,
  • TRIM-Настройки МТС — используется для настройки цепочек утверждения документов МТС, создания типов документов и т.д.

Внедрение подсистемы МТС на основе TRIM предполагает реализацию взаимодействия с внешними системами посредством соответствующих модулей, такими как системы бухгалтерского учета (в части синхронизации справочников МТР, передачи документов прихода, перемещения и списания МТР), управления кадрами (в части штатного расписания) и другими.

Основные функции

Подсистема МТС, реализуемая на основе TRIM, имеет обширную функциональность, отвечающую потребностям среднего или крупного предприятия, а также холдинговой структуры, при соответствующем числе пользователей.

Ниже представлен перечень алгоритмов МТС, реализованных и автоматизированных средствами TRIM, без конкретизации пользовательских функций:

  • определение сущности мероприятия и принципов работы с ним, формирование плана мероприятий,
  • формирование прайс-листов и справочника цен на МТР,
  • формирование и утверждение плана закупок МТР, формирование специфицированной годовой потребности на МТР,
  • формирование и утверждение плана закупок работ,
  • формирование и утверждение плана конкурсов,
  • формирование и утверждение конкурсных листов, работа с заявками поставщиков,
  • формирование и утверждение конкурсной документации, оформление и утверждение договора,
  • оформление полной или частичной предоплаты, отражение факта выполнения работы, оформление оплаты поступивших МТР, выполненных работ,
  • получение, проверка и оформление прихода МТР, оформление несоответствий, приходование МТР на центральный склад, выдача МТР с центрального склада,
  • синхронизация с системой бухучета в части справочников контрагентов, данных о списании МТР, о приходных операциях,
  • выдача МТР для проведения работ хозспособом и для эксплуатационных нужд, выполнение работы хозспособом,
  • выдача МТР с центрального склада и из цеховых кладовых подрядным организациям, выполнение работы подрядной организацией,
  • перемещение МТР с цехового склада на центральный склад, перемещение между складами,
  • ведение справочников — контрагентов, складов, материально ответственных и подотчетных лиц, единиц измерения, номенклатурных групп МТР, категорий МТР, помещений и мест хранения МТР на складах, справочника МТР, статей расходов, валют, инвентарных номеров,
  • формирование и контроль лимитов по статьям расходов,
  • организация цепочек утверждения документов с назначением ролей для пользователей,
  • формирование профилей данных и назначение их пользователям,
  • работа с неснижаемым запасом,
  • формирование консолидированных документов,
  • оформление результатов инвентаризации на складах
  • постановка на контроль отдельной позиции поставки,
  • конфигурирование типов и статусов документов МТС и ведение соответствующих справочников,
  • регистрация пользователей, изменение их прав и разграничение доступа к данным,
  • формирование нормативов на расход эксплуатационных материалов и расходных материалов на ремонт, планирование потребности в эксплуатационных материалах и расходных материалах на ремонт, контроль их списания,
  • механизм уведомления пользователей
  • обеспечение внеплановых работ (дефекты, отказы и т.д.) ресурсами,
  • работа с подотчетными лицами,
  • пересчет единиц измерения,
  • создание отчетных и аналитических форм для представления и анализа данных о процессах МТС.