Процесс материально-технического снабжения (МТС) является одним из важнейших в системе управления активами. Это наиболее ресурсоемкий процесс, объединяющий в себе совокупность взаимосвязанных мероприятий по планированию затрат, по исполнению планов затрат, контролю и анализу плановых и фактических затратных составляющих эксплуатации и ТОиР, в том числе внеплановых.
При этом затраты могут быть как связаны с закупкой, хранением и использованием материально-технических ресурсов (МТР) под какие-либо работы, так и не связаны с МТР. Например, это могут быть затраты на закупки самих работ у внешних подрядных организаций, оказывающих услуги сервисного обслуживания и ремонта. В то же время, это могут быть затраты на закупку МТР как под ремонты, так и на нужды оперативной эксплуатации оборудования.
В силу указанных особенностей процесса МТС, с ним могут быть связаны весьма чувствительные для предприятия издержки, вызванные:
- недостатком запасов МТР (внеплановые простои оборудования в ремонтах, продления ремонтов, простои персонала, внеплановые закупки),
- избыточными закупками МТР (затоваривание складов, необоснованное инвестирование в бизнес поставщиков),
- накоплением неликвидов (обездвиживание финансовых ресурсов),
- отсутствием информации о запасах МТР (приводит к недостаточным или избыточным закупкам),
- нецелевым использованием МТР,
- некачественными МТР или услугами.
В этой связи целями создания подсистемы МТС в составе информационной системы управления физическими активами являются:
- повышение качества планирования ресурсов (материальных и финансовых), необходимых для выполнения планов мероприятий по МТС,
- снижение уровня невостребованных и недвижимых складских запасов,
- сокращение цикла закупки, автоматизация взаимодействия с поставщиками,
- обеспечение своевременности и адресности поставок,
- повышение качества закупаемых МТР, работ и услуг,
- повышение прозрачности учета и контроля — учет выдачи МТР в производство, списаний МТР, контроль лимитов по статьям расходов и т.д.,
- обеспечение руководства всех уровней оперативной и достоверной информацией о поставках МТР, о состоянии и объемах запасов, о движении МТР, об эффективности функционирования системы МТС,
- предоставление аналитических инструментов в различных аспектах анализа.
Решение на основе TRIM
Решение на основе TRIM включает в себя функциональные модули, позволяющие реализовать подсистему МТС в составе корпоративной информационной системы управления физическими активами.
Подсистема МТС и информационная система управления физическими активами на основе TRIM используют общую базу данных с информацией по активам, планируемым работам, с каталогами МТР, справочниками ресурсов, внешних организаций, штатных единиц и т.д. Это позволяет обеспечить обмен данными и взаимодействие модулей TRIM в единой интегрированной системе управления.
Основные сущности, используемые в алгоритме работы подсистемы МТС на основе TRIM: документ МТС, автор документа МТС, владелец документа МТС, каталог МТР, список МТР, материально-ответственное лицо, подотчетное лицо, нормы расхода, нормы годового потребления, неснижаемый запас, фирма-контрагент, прайс-лист, мероприятие МТС и др.
Например, мероприятие МТС — это сущность, означающая необходимость выполнения каких-либо действий, связанных с затратами на производство, эксплуатацию, капитальное строительство, реконструкцию, ТОиР и т.д. Мероприятия необходимы для группировки и систематизации затрат по работам, а также для включения в план затрат и дальнейшего учета затрат, напрямую не связанных с выполнением работ.
Подсистема МТС строится на основе функционала следующих прикладных модулей TRIM:
- TRIM-Каталог — используется для заполнения и ведения основных информационных справочников системы (единиц учета, валют, групп и категорий МТР, мест хранения и т.д.),
- TRIM-Техобслуживание — используется для ведения реестра оборудования, технологических мест, реестра и шаблонов работ, планирования работ ТОиР, внесения отчетов по работам, в том числе по использованию МТР при выполнении работ и затратам на услуги внешних организаций,
- TRIM-Документооборот — используется для учета в системе МТС электронных документов произвольной структуры, для взаимосвязи этих документов с различными сущностями системы;
- TRIM-Диспетчерский журнал — используется для регистрации значений технологических параметров, учета моментов включения и выключения оборудования,
- TRIM-Снабжение — предназначен для формирования планов закупок МТР и работ, выполнения всех операций, связанных с циклом закупки МТР и работ, а также для ведения договоров, в целом ориентирован на работу с документами МТС, связанными с процессом закупки МТР до их поступления на склад,
- TRIM-Склад — используется для учета иерархии складов, учета прихода МТР на склады, расхода МТР со складов, перемещения МТР между складами, выполнения инвентаризации складов,
- TRIM-Бюджет — используется для ведения иерархии статей расходов и бюджетных периодов, распределения и утверждения лимитов по статьям расходов, управления отнесением расходов на соответствующие статьи,
- TRIM-Персонал — предназначен для ведения персональных данных пользователей системы и других участников системы.
Помимо прикладных модулей, архитектура подсистемы МТС включает в себя обеспечивающие, коммуникационные и служебные модули, такие как:
- библиотеки, обеспечивающие внутрисистемное взаимодействие,
- TRIM-Транспорт — используется для передачи запросов поставщикам, получения от них ответов и обработки прайс-листов поставщиков,
- TRIM-WDB — используется для обработки пакетов с данными о документах МТС, формирования запросов поставщикам,
- TRIM-Администратор — используется для управления правами пользователей и настройками в подсистеме МТС,
- TRIM-Настройки МТС — используется для настройки цепочек утверждения документов МТС, создания типов документов и т.д.
Внедрение подсистемы МТС на основе TRIM предполагает реализацию взаимодействия с внешними системами посредством соответствующих модулей, такими как системы бухгалтерского учета (в части синхронизации справочников МТР, передачи документов прихода, перемещения и списания МТР), управления кадрами (в части штатного расписания) и другими.
Основные функции
Подсистема МТС, реализуемая на основе TRIM, имеет обширную функциональность, отвечающую потребностям среднего или крупного предприятия, а также холдинговой структуры, при соответствующем числе пользователей.
Ниже представлен перечень алгоритмов МТС, реализованных и автоматизированных средствами TRIM, без конкретизации пользовательских функций:
- определение сущности мероприятия и принципов работы с ним, формирование плана мероприятий,
- формирование прайс-листов и справочника цен на МТР,
- формирование и утверждение плана закупок МТР, формирование специфицированной годовой потребности на МТР,
- формирование и утверждение плана закупок работ,
- формирование и утверждение плана конкурсов,
- формирование и утверждение конкурсных листов, работа с заявками поставщиков,
- формирование и утверждение конкурсной документации, оформление и утверждение договора,
- оформление полной или частичной предоплаты, отражение факта выполнения работы, оформление оплаты поступивших МТР, выполненных работ,
- получение, проверка и оформление прихода МТР, оформление несоответствий, приходование МТР на центральный склад, выдача МТР с центрального склада,
- синхронизация с системой бухучета в части справочников контрагентов, данных о списании МТР, о приходных операциях,
- выдача МТР для проведения работ хозспособом и для эксплуатационных нужд, выполнение работы хозспособом,
- выдача МТР с центрального склада и из цеховых кладовых подрядным организациям, выполнение работы подрядной организацией,
- перемещение МТР с цехового склада на центральный склад, перемещение между складами,
- ведение справочников — контрагентов, складов, материально ответственных и подотчетных лиц, единиц измерения, номенклатурных групп МТР, категорий МТР, помещений и мест хранения МТР на складах, справочника МТР, статей расходов, валют, инвентарных номеров,
- формирование и контроль лимитов по статьям расходов,
- организация цепочек утверждения документов с назначением ролей для пользователей,
- формирование профилей данных и назначение их пользователям,
- работа с неснижаемым запасом,
- формирование консолидированных документов,
- оформление результатов инвентаризации на складах
- постановка на контроль отдельной позиции поставки,
- конфигурирование типов и статусов документов МТС и ведение соответствующих справочников,
- регистрация пользователей, изменение их прав и разграничение доступа к данным,
- формирование нормативов на расход эксплуатационных материалов и расходных материалов на ремонт, планирование потребности в эксплуатационных материалах и расходных материалах на ремонт, контроль их списания,
- механизм уведомления пользователей
- обеспечение внеплановых работ (дефекты, отказы и т.д.) ресурсами,
- работа с подотчетными лицами,
- пересчет единиц измерения,
- создание отчетных и аналитических форм для представления и анализа данных о процессах МТС.