Система электронной торговли

Решение «TRIM-Торговая площадка» предназначено для организации торгово-закупочной деятельности в сети Интернет. Решение реализует процедуры электронных закупок/продаж как между хозяйствующими субъектами (business-to-business, B2B), так и с участием государства (businnes-to-government, B2G).

Использование данного решения позволяет организовать более эффективные сбыт и снабжение, во многих случаях отказаться от участия посредников в реализации и закупке товаров, сделать прозрачным для руководства и владельцев компании движение денежных потоков.

Потребителями решения являются:

• организации, осуществляющие закупки широкой номенклатуры товаров для собственного производства — организации судостроения, авиастроения, строительства, машиностроения, в том числе производители вооружения и военной техники,
• организации, эксплуатирующие сложные объекты, и нуждающиеся в закупках товаров у множества поставщиков, а также услуг подрядных организаций — например, крупные судоходные компании, предприятия энергетики, нефтегазового комплекса и т.д.
• предприятия, осуществляющие сбыт широкой номенклатуры товаров большому числу покупателей — например, фармацевтические компании, агропромышленные холдинги, предприятия торговли и т.д.
• организации, для которых создание и эксплуатация электронной торговой площадки является самостоятельным бизнесом, т.е. операторы торговых площадок, биржи и т.д.

Примером внедрения решения может служить эффективно функционирующая с 2000 года электронная торговая площадка «Справка для аптек».

Общая характеристика решения 

Решение «TRIM-Торговая площадка» не является Интернет-магазином в сложившемся понимании этого слова. Недостатком многих Интернет-магазинов явилось то, что они были ориентированы исключительно на своих владельцев, занимавшихся закупками/продажами товаров. Обычно их создание сводилось к программированию функций соответствующего узла сети Интернет.

Но такой подход нежизнеспособен уже при незначительном изменении постановки задачи, а такие изменения неизбежны. Необходимость постоянной модернизации Интернет-магазина вела к модификации исходного кода, что увеличивало затраты на поддержку. Владельцу торговой площадки в лучшем случае удавалось довести до работоспособности единичное решение. И только при самых благоприятных обстоятельствах оно становилось рентабельным.

Решение «TRIM-Торговая площадка» не относится и не может относится к какому-либо определенному адресу во всемирной сети. Это тиражируемое решение, которое может быть установлено и сконфигурировано на любом сервере, включенном в Интернет и обладающем каналом с достаточной пропускной способностью. При этом сами программные технологии, лежащие в основе решения, оказываются вторичными и потому могут быть модифицированы.

Состав решения

Состав решения «TRIM-Торговая площадка» определяется требованиями к функциональности системы электронной торговли.

Базовый набор прикладных модулей TRIM, входящих в состав решения:

• TRIM-SP — модуль «Снабжение»,
• TRIM-C — модуль «Каталог»,
• TRIM-W — модуль «Склад»,
• TRIM-B — модуль «Бюджет»,
• TRIM-DOC — модуль «Документооборот».

Системные модули TRIM, входящие в состав решения:

• TRIM-Администратор,
• TRIM-WWW,
• TRIM-Транспорт,
• TRIM-Репликатор,
• TRIM-WDB.

При необходимости, в состав решения могут быть включены другие системные модули TRIM.

Принцип работы торговой плошадки 

Принцип работы электронной торговой площадки, реализуемой на основе TRIM, понятен на следующем примере купли/продажи:

• Покупатель публикует на торговой площадке информацию (заявку) о своих потребностях в закупке;
• Поставщик публикует на торговой площадке прайс-листы на свои товары и услуги;
• Исходя из цен прайс-листов и данных о потребностях на торговой площадке формируется проект бюджета покупателя;
• Покупатель корректирует свою потребность исходя из утвержденного бюджета, и на этой основе на торговой площадке формируется сводная заявка, которая рассылается поставщикам;
• По получении сводной заявки поставщики направляют на торговую площадку свои заявки на участие в торгах с указанием количества товара, имеющегося в наличии, условий поставки;
• Производится сопоставление заявок покупателя и поставщиков, покупатель информируется о степени удовлетворения его потребностей;
• Проводятся торги, покупатель определяет победителя торгов путем ранжирования предложений поставщиков по цене, объему, срокам, другим условиям поставки;
• Покупатель и поставщик заключают контракт;
• Покупатель направляет поставщику заказ, на основании заказа поставщик выписывает счет, который отправляется покупателю.

Покупатель оплачивает счет согласно условиям оплаты. Убедившись в правильности оплаты, поставщик отпускает товар. Если у поставщика установлен модуль «TRIM-Склад», он может автоматически резервировать товар для отправки или дозаказывать его с другого склада. Возможно оформление отпуска одновременно с нескольких складов. Оформление всех складских и учетных документов автоматизировано.

Регистрацию участников в системе электронной торговли (далее — Система) выполняет Оператор торговой площадки.

Используются три основных формы регистрации участников Системы:

• Внешняя фирма;
• Фирма-клиент;
• Фирма-узел.

Все участники независимо от формы регистрации пользуются основной возможностью Системы — непосредственное участие в процессе закупки/продажи на торговой площадке.

Формы регистрации дают определенные дополнительные возможности использования Системы:

1. Внешняя фирма

Не требуется наличие каких-либо установленных технических средств, программного обеспечения и даже компьютера. Внешняя фирма получает доступ к торговой площадке через любые доступные каналы связи по договоренности с Оператором (электронная почта, факсимильная связь, возможна доставка документов обычной почтой).

Внешняя фирма направляет все необходимые документы Оператору в установленной форме. Оператор сам регистрирует эти документы Системе. Система предоставляет Оператору средства автоматизированной подготовки документов от внешних фирм, которые поступают чаще всего в форме писем электронной почты. Это важно, поскольку избавляет Оператора от необходимости содержать огромный штат сотрудников для работы с такими участниками системы, тем самым, сокращает расходы на функционирование Системы и способствует повышению рентабельности торговой площадки.

Возможность работы с внешними фирмами является важной особенностью Системы. Несмотря на то, что такие фирмы имеют достаточно ограниченный набор возможностей по работе в Системе, они, тем не менее, составляют около половины ее участников. Чаще всего это мелкие покупатели и поставщики. Возможность работы с ними придает Системе дополнительную гибкость и позволяет существенно расширить круг ее участников.

2. Фирма-клиент

Фирма-клиент должна иметь технические средства, обеспечивающие ей выход в глобальную сеть Интернет и доступ к серверу Оператора. Обычно это компьютер с установленной на нем стандартной программой навигации в Интернет. Фирма-клиент должна также иметь возможность получения сообщений электронной почты.

Фирма-клиент имеет следующие дополнительные возможности для работы в Системе:

• ознакомление с любым разделом каталога товаров и услуг, доступ к которому предоставлен Оператором;
• подготовка и регистрация в Системе электронных документов, необходимых для работы на торговой площадке, с автоматической доставкой документов адресатам;
• автоматическое получение новых документов или сообщений электронной почты о появлении новых документов, адресованных Фирме-клиенту от других участников Системы;
• просмотр всех имеющихся в Системе документов, к которым предоставлен доступ;
• получение копий доступных документов в электронном виде, а также вывод их на печать;
• обмен любыми допустимыми документами с другими участниками Системы, зарегистрированными в ней как клиенты и узлы.

Недостатком этого способа работы является необходимость постоянного (на всё время работы) «on-line» соединения с Системой, пропускная способность которого влияет на качество работы. Фирмы-клиенты составляют примерно половину участников Системы. Это наиболее предпочтительный способ доступа в Систему для средних и мелких участников при наличии у них качественного канала связи с сетью Интернет.

3. Фирма-узел

Фирма-узел должна иметь технические средства, достаточные для работы программного обеспечения Системы — программного комплекса TRIM. Фирма-узел должна иметь канал для обмена информацией с сервером Системы. Канал обмена информацией может функционировать в активном режиме («on-line»), либо в режиме эпизодических соединений для обмена пакетами данных («off-line»).

Фирма-узел получает программный пакет, всю необходимую документацию и лицензию на использование TRIM. По соглашению с Оператором Фирма-узел может получать консультационные услуги по установке программного обеспечения, подготовке и обучению персонала для работы в Системе. В процессе установки TRIM на имеющихся технических средствах Фирма-узел получает в свое распоряжение БД СПО для локального хранения всей необходимой информации.

По соглашению с Оператором Фирма-узел выбирает и настраивает один или несколько каналов для обмена информацией с сервером Системы.

Фирма-узел имеет следующие дополнительные возможности для работы в Системе:

• использование любых разделов каталога продукции, имеющихся на сервере Оператора, к которым предоставлен доступ;
• автоматическое получение обновлений и изменений разделов каталога продукции, к которым Оператором сети предоставлен доступ;
• ведение своих разделов каталога продукции;
• подготовка и регистрация в Системе электронных документов, необходимых для работы на торговой площадке, с автоматической доставкой документов адресатам;
• автоматическое получение новых документов или сообщений электронной почты о появлении новых документов, адресованных Фирме-клиенту от других участников Системы;
• хранение, просмотр, копирование и обработка всех имеющихся у Фирмы-узла документов;
• получение копий доступных документов в электронном виде, а также вывод их на печать;
• получение от Оператора, установка и использование форм доступных в Системе аналитических отчетов.

Узлами, полностью интегрированными в Систему, обычно является незначительная часть участников (до 10%). Как правило это крупные участники.

Каталог и номенклатура товаров

Характеристики закупаемых товаров и услуг должны давать всем участникам Системы ясное и однозначное представление о каждом объекте закупок. Для этой цели в Системе используется единый унифицированный информационный каталог (далее — Каталог).

Каталог обеспечивает взаимодействие всех участников Системы на едином языке товаров, работ и услуг, исключает возможные разночтения при работе с торговой площадкой.

Каталог представляет собой структурированное хранилище информации о всех возможных товарах и услугах, известных и доступных в Системе. Каждому виду продукции в Системе должна соответствовать одна позиция Каталога, общая и уникальная для всех участников Системы. Система позволяет осуществлять выборки из Каталога по наименованиям, каталожным номерам, кодам и другим характеристикам.

Все документы Системы, содержащие перечень номенклатурных позиций продукции, связаны с позициями Каталога. Доступ к различным разделам Каталога для каждого участника Системы устанавливается Оператором. Участники Системы могут получать доступ только к тем разделам Каталога, которые связаны с их деятельностью.

Практика показывает, что невозможно создать Каталог раз и навсегда. Поэтому Система предоставляет ее участникам функции поддержки и пополнения Каталога. Для этого вся информация в Каталоге разбита на два раздела: основной и дополнительный. Каждому участнику Системы отведен свой дополнительный раздел Каталога.

Дополнительный раздел Каталога предназначен для хранения информации о новых или уникальных видах продукции, специфичных для данного участника. Участник отвечает за пополнение и поддержание своего дополнительного раздела Каталога. Информация из дополнительного раздела может быть перемещена Оператором в основной раздел по соглашению между участником и Оператором. После этого она становится доступной всем участникам Системы как информация основного раздела Каталога.

Информация основного раздела Каталога — это важная составляющая Системы, обеспечивающая непротиворечивость и достоверность документов в Системе, полное взаимопонимание участников Системы. Поэтому функцию поддержания и пополнения основного раздела должен выполнять Оператор. Поставщики, как правило, могут пополнять основной раздел Каталога посредством своих дополнительных разделов. Для этого вся необходимая информация предварительно должна быть подготовлена ими и помещена в дополнительный раздел Каталога.

Каталог также предоставляет участникам Системы функции, позволяющие уточнять различные характеристики по каждому виду продукции, указанному в Каталоге. Дополнительные характеристики в Каталоге представлены в виде текстовых описаний, схем, чертежей, иллюстраций и прочих информационных материалов. Система обеспечивает хранение этих характеристик с привязкой к позициям каталога.

Унификация каталожных позиций

Прямой доступ к Каталогу имеют фирмы-узлы и фирмы-клиенты. Внешние фирмы не имеют такой возможности. Подготовка документов для них и привязка поступающих от них документов к позициям Каталога выполнется Оператором. Это ведет к необходимости иметь функции сопоставления информации из внешних документов с информацией Каталога. Данный процесс в Системе носит название «унификация документов» (или просто унификация).

Есть еще один фактор, который делает унификацию одним из важнейших процессов в Системе. Многие участники (в первую очередь крупные) имеют и активно используют собственную систему кодировки и обозначения продукции. Очень сложно (или невозможно) добиться, чтобы такой участник отказался от сложившегося порядка работы и перешел к работе с Каталогом, реализованным в Системе. Это сделать проще, если Каталог поддерживается каким-либо государственным органом сертификации, государственным или международным стандартом. Но далеко не для всех разделов Каталога такие стандарты существуют, и даже в таком случае не всегда удается убедить участника перейти к работе с ними.

Поэтому в Системе выбран другой подход — каждый ее участник может продолжать работать с теми кодировками и обозначениями, к которым он привык. Участник может отправлять в Систему документы в своей кодировке, и наоборот, получать из Системы документы в своей кодировке. А соответствие между кодировками каждого участника Системы и ее внутренним Каталогом обеспечивает механизм унификации.

Унификация — не полностью автоматизированный процесс. Ее действие невозможно без участия эксперта. Но эксперт должен определить унификацию для каждой позиции документа только однократно, после чего в действие вступают автоматизированные средства Системы.

Унификация обеспечивает не только гибкость системы в работе с различными участниками, но и ее привлекательность на рынке.

Учет цен

Учет цен в Системе осуществляется на основе прайс-листов. Прайс-лист — это документ, который отражает в Системе цены по указанным в нем видам продукции. Кроме цен прайс-лист может содержать другую информацию, касающуюся сроков и условий поставки продукции, способов оплаты, скидки, а также другие характеристики по выбору поставщика.

Прайс-лист публикуется в Системе самим поставщиком, либо Оператором с согласия поставщика. Один поставщик может регистрировать в Системе любое количество прайс-листов. Прайс-лист не означает готовность поставщика выполнить поставку указанной в нем продукции или принять участие в торгах по этим видам продукции. Он означает только возможность приобретения продукции у данного поставщика по указанной цене.

Для учета и анализа цен в Системе могут использоваться другие типы документов, отражающие государственные реестры цен на специальные виды продукции (например, жизненно важные лекарственные средства, продовольственные товары первой необходимости и т.п.), а также регулируемые государством тарифы на определенные виды услуг. Форма и структура этих документов соответствует форме и структуре прайс-листов. Методы работы с ними аналогичны методам работы с прайс-листами, но эти документы должны регистрироваться в системе для общего доступа.

Система поддерживает два типа прайс-листов: адресный и безадресный.

Адресный прайс-лист отражает цены, установленные поставщиком для конкретных покупателей, которые являются адресатами прайс-листа. Адресный прайс-лист может содержать условия поставки и скидки, установленные поставщиком именно для этих покупателей. После регистрации в Системе адресный прайс-лист становится доступен только тем покупателям, которым он адресован.

На основе адресных прайс-листов функционируют так называемые закрытые закупочные пространства. Они позволяют каждому покупателю и каждому поставщику работать на торговой площадке по индивидуальным ценам и эксклюзивным условиям закупок, сохраняя их в тайне от конкурентов.

Безадресный прайс-лист содержит ценовые и иные характеристики, установленные поставщиком для всех покупателей данных видов продукции. Любой опубликованный в Системе безадресный прайс-лист доступен всем участникам Системы.

Система обеспечивает актуализацию цен в масштабе реального времени. Для этого поставщику достаточно опубликовать в Системе новый прайс-лист с измененными ценами. Благодаря такой возможности торги проходят с учетом реальной динамики цен на товары и услуги.

Формы торгов

В Системе возможны как закрытые, так и открытые конкурсы, а также торги по ценовым котировкам, проводимые в один или два этапа.

Формы торгов реализуются Оператором путем настроек прав доступа, программных модулей и сервера Системы. Их реализация не требует изменения структуры Системы, разработки новых программных модулей или подключения новых компонент в СУБД.

Полномочия заказчика

По соглашению с участником Системы, Оператор может предоставить ему полномочия заказчика.

Участник, обладающий полномочиями заказчика, может организовывать торги для собственных нужд. При этом он может выбрать любую форму торгов (открытый или закрытый конкурс, закупка по котировкам). Выбор формы торгов определяется потребностями участника.

Информация о торгах, организуемых для собственных нужд участника, не доступна другим участникам Системы, если это не разрешено этим участником или логикой проведения торгов.

Фирма-узел может получать от Оператора любые функции заказчика. Она может по соглашению с Оператором организовывать любые формы торгов для своих собственных нужд, разрешенные в системе для заказчиков.

Для Фирм-клиентов Оператор может устанавливать ограничения на предоставляемые функции заказчика. Эти ограничения могут зависеть от запрашиваемых функций, пропускной способности канала связи с фирмой-клиентом и загрузкой сервера Системы.

Внешние фирмы не могут получать в Системе никаких функций заказчика и не могут организовывать торги.

Торги по ценовым котировкам

Торги по ценовым котировкам реализуются на основе опубликованных прайс-листов, и являются простейшим вариантом торгов. Для закупок должны использоваться цены, указанные поставщиками в прайс-листах для соответствующего вида продукции. Любой покупатель вправе приобрести продукцию по этим ценам или отказаться от ее приобретения.

Выбор поставщика осуществляется на основании сравнения цен по однотипной продукции, условий поставки, номенклатуры различных видов продукции для каждого поставщика и других условий, указанных в прайс-листах.

При закупке продукции по котировкам не требуется оформления каких-либо документов, обеспечивающих обмен информацией между покупателем и поставщиками. Контракт между поставщиком и заказчиком создается на основе прайс-листа выбранного поставщика. Поставщик не может принимать участие в закупке продукции по котировкам, если его прайс-лист не опубликован в Системе.

Конкурсы

Конкурс инициируется заказчиком для всех поставщиков (открытый конкурс) или для ограниченного круга поставщиков, выбранных заказчиком (закрытый конкурс). Конкурс объявляется путем публикации потребности заказчика на торговой площадке.

Заказчик имеет возможность объявления конкурса по одному или нескольким лотам (лот — минимальный неделимый объем товара, участвующий в конкурсной закупке).

В ответ на опубликованную потребность поступают заявки поставщиков на участие в конкурсе.

Заказчик анализирует заявки, и выбирает поставщика (поставщиков) на основании сравнения цен по однотипной продукции, условий поставки, номенклатуры различных видов продукции для каждого поставщика и других условий, указанных в заявках.

Заказчик отправляет заказ победителю конкурса.

Решение «TRIM-Торговая площадка» позволяет решить несколько взаимосвязанных задач:

• создание условий для участия максимального количества поставщиков, в том числе из различных регионов, развитие конкурентной среды,
• минимизация (оптимизация) затрат на закупки ресурсов и услуг,
• организация информационных потоков торгово-закупочных операций, проводимых одновременно при участии большого количества контрагентов, при очень большой номенклатуре товаров,
• повышение оперативности, качества и прозрачности проведения торгово-закупочных операций.

В чем выгоды 

Основные выгоды использования электронной торговой площадки на основе решения «TRIM-Торговая площадка» состоят в следующем:

• Продажи и закупки происходят по текущим прайс-листам поставщиков, с учетом динамики цен в прайс-листах в реальном масштабе времени. Поставщики имеют возможность, в случае изменения цен, в тот же момент внести изменения в свои прайс-листы, и эти изменения оперативно отображаются на торговой площадке, где бы ни находился поставщик, подключенный к площадке. Такая оперативность позволяет участникам торгов оперировать фактическими ценами на данный момент, а не завышенными ценами, в которых заранее заложен некоторый запас на ожидание покупки.
• Электронная торговая площадка исключает ситуацию, когда поставщик предлагает к продаже товар, которого у него нет в остатках на складе. Участники торгов оперируют реальными остатками товара на текущий момент. Поставщики имеют возможность в любой момент вносить изменения в объемы остатков, и эта информация оперативно попадает на торговую площадку и становится доступной покупателям. Благодаря этому минимизируются издержки, связанные с недопоставками, задержками в поставках по причине отсутствия товара.
• Покупатель имеет возможность ранжировать всю совокупность поставщиков необходимого товара по ценам и выбирать поставщика с оптимальной (минимальной) ценой, набрать необходимый объем поставки товара параллельно от нескольких поставщиков с оптимальными ценами, если остатки одного поставщика не позволяют его обеспечить.
• Электронная торговая площадка позволяет идентифицировать объекты торгов на основе федеральных каталогов или создавать свой унифицированный каталог, если необходимых позиций нет в федеральном каталоге. Такой каталог позволяет автоматизировать все взаимодействие участников торгов даже в случае нестыковки в кодировках и названиях товаров у продавцов и покупателей.
• Оформление торговой операции от подачи заявки на закупку до ее подтверждения поставщиком происходит в реальном времени. Поэтому закупки могут осуществляться под текущие потребности, в любой момент времени, когда такие потребности возникли. Для этих целей все поставщики постоянно и в автоматическом режиме обновляют на торговой площадке данные о своих остатках.
• Площадка позволяет продавцам осуществлять дифференцированный подход к покупателям. Например, продавец может устанавливать разные скидки на один и тот же товар для разных покупателей. Эти скидки отражаются в едином прайс-листе поставщика, но на торговой площадке прайс-лист автоматически разделяется по покупателям так, чтобы каждый из них видел только свое значение скидки.
• Площадка имеет развитые функции подготовки аналитической информации. Например, покупатель может получить с площадки историю своих закупок по каждому поставщику, проанализировать качество работы поставщика, соблюдение им сроков поставки и т.д.

Каковы эффекты 

Эффекты, которые достигаются при использовании «TRIM-Торговая площадка»:

• Сокращение накладных расходов на обработку заказов: в среднем на 80%, сокращается время прохождения заказа,
• Снижение потерь от ошибок в учете — до 10% от стоимости всех запасов,
• Автоматизация рутинных процедур: снижение трудозатрат с 20 до 2 человеко-часов в месяц,
• Потери времени на анализ данных снижаются с нескольких дней (часов) до 2-3 минут (секунд),
• Предотвращение авральных закупок: снижение расходов на снабжение — 10-12% в год,
• Выбор оптимальных поставщиков позволяет снизить стоимость закупаемых товаров на 5-20%.