Предлагаем заказчикам решение на основе программного комплекса TRIM для управления процессами технической эксплуатации объектов недвижимости и инженерных систем зданий и сооружений.

З а к а ж и т е   д е м о-в е р с и ю   TRIM

Содержание термина «Facility management», как и русскоязычного аналога «фасилити менеджмент», это управление недвижимостью, инженерной и социальной инфраструктурой, пространством здания.

Появление этого термина связано с обобщенным представлением об организации, согласно которому она выполняет производственные и непроизводственные функции. Первые находятся в компетенции производственного менеджмента, вторые — фасилити менеджмента. В сфере ответственности фасилити менеджмента оказываются все обеспечивающие функции, необходимые для производственной деятельности организации. В числе этих функций — организация досуга, питания и транспортного обслуживания персонала, охрана объектов, обеспечение средствами связи и коммуникации, спортивно-оздоровительные мероприятия, а также целый пласт функций, связанных с эксплуатацией объектов недвижимости организации.

Последние включают в себя:

  • оптимизацию размещения персонала и оборудования, планирование их перемещений,
  • организацию технической эксплуатации зданий, сооружений и инженерного оборудования,
  • планирование и выполнение работ по техническому обслуживанию и ремонту (ТОиР) недвижимости и инженерных систем зданий,
  • планирование потребностей в материальных ресурсах для нужд эксплуатации объектов недвижимости,
  • санитарное содержание зданий и территории, уборка (клининг),
  • сервисное обслуживание пользователей недвижимости,
  • планирование потребностей в помещениях при расширении или сокращении производства, оргштатных мероприятиях, реорганизациях и т.д.,
  • обоснование строительства, покупки (аренды), модернизации или отчуждения объектов недвижимости,
  • управление отношениями с арендаторами и арендодателями,
  • и другие функции.

Особенности и задачи, с которыми сталкивается менеджмент в сфере эксплуатации недвижимости:

  • эксплуатация недвижимости подразумевает управление такими разноплановыми сферами деятельности, как учет объектов и прав на них, арендные отношения, документооборот с арендаторами и арендодателями, техническая эксплуатация, уборка помещений, благоустройство территории; управление всеми этими процессами должно происходить в единой системе, поскольку все они относятся к одному и тому же объекту;
  • высокая насыщенность объектов сложным инженерным оборудованием, отвечающим за кардинально различные сферы жизнедеятельности — от систем центрального водоснабжения до интеллектуальных систем класса «умный дом»; разительно отличаются и требования к организации ТОиР таких разнородных систем — разные нормативы на работы, периодичности работ, да и состав самих работ и стратегии обслуживания также отличаются; соответственно, необходимы адекватные инструменты, которые облегчали бы совместную организацию и проведение работ с учетом всей информации о специфике объектов;
  • необходимо находить и постоянно поддерживать баланс между доходностью недвижимости и затратами на ее эксплуатацию; для этого организации требуется полный учет издержек, связанных с эксплуатацией, планирование этих издержек на основе объективной информации, а также сведения о доходах с привязкой их к соответствующим объектам;
  • для выживания на рынке требуется переход от извлечения максимальной доходности (строительство объекта, заполнение его арендаторами и продажа через 2-3 года, при полном игнорировании потребностей технической эксплуатации) к долгосрочным отношениям с длительным возвратом инвестиций, при обязательном серьезном отношении к технической эксплуатации недвижимости; в условиях такого перехода организации необходим эффективный инструмент управления издержками технической эксплуатации;
  • фундаментальным качеством недвижимости является ее долговечность; это вызывает необходимость расширения горизонтов планирования и хранения истории эксплуатации; понятно, что в этом случае объем информации становится очень большим, поэтому требуются адекватные инструменты ее сбора, хранения и обработки;
  • по причине той же долговечности недвижимости может возникнуть ситуация, когда требования к ее эксплуатации на каком-то этапе могут существенно измениться из-за изменения характера деятельности ее владельца — произошла реорганизация, изменился производственный процесс, размещено совершенно иное оборудование; это требует соответствующей гибкости в управлении эксплуатацией, фактически новых регламентов на том же объекте. 

В таких условиях эффективное управление процессами эксплуатации недвижимости становится невозможным без использования информационной системы.

Возможности TRIM ориентированы именно и, прежде всего, на процессы эксплуатации объектов недвижимости, хотя TRIM может использоваться также для планирования и обеспечения другой деятельности фасилити менеджера.

Таким образом, заказчиками TRIM являются любые организации, эксплуатирующие здания и инженерное оборудование зданий — лифты, мусоропровод, системы электроснабжения, отопления, водоснабжения, вентиляции, кондиционирования, освещения, слаботочные системы (охранная и пожарная сигнализация, видеонаблюдение, системы приема и распределения эфирного, кабельного и спутникового телевидения, телефонные и компьютерные сети) и т.д.

Прежде всего, это организации, для которых эксплуатация зданий и инженерного оборудования является основным видом деятельности:

  • управляющие компании в сфере эксплуатации коммерческой недвижимости,
  • управляющие компании в сфере эксплуатации жилищного фонда.

Использовать TRIM для управления эксплуатацией недвижимости могут и другие организации, имеющие здания и сооружения:

  • предприятия добычи полезных ископаемых,
  • обрабатывающие производства,
  • предприятия по производству и распределению электроэнергии, газа и воды,
  • организации торговли — сети складов, хранилищ, магазинов, торговых центров, аптек, АЗС,
  • гостиницы и рестораны,
  • финансовые организации — банки, страховые компании,
  • органы государственного и муниципального управления,
  • учреждения образования и культуры,
  • учреждения здравоохранения и социального обеспечения.

В настоящее время НПП «СпецТек» располагает не только этими базовыми решениями, но и отраслевыми наработками, доведенным до уровня типовых, которые охватывают все задачи управления эксплуатацией недвижимости. Система TRIM в этом отношении обладает достаточной гибкостью и адаптивностью к потребностям заказчика.

Отраслевое решение: возможности и выгоды

Отраслевое решение для организаций, эксплуатирующих недвижимость, имеет все базовые возможности TRIM. Решение учитывает специфику задач управления недвижимостью,  и обладает следующими возможностями:

учет

  • ведение реестра объектов недвижимости, эксплуатации и аренды — зданий, помещений, участков, арендных мест, оборудования, мебели; создание консолидированного представления о портфеле недвижимости;
  • учет персонала, субъектов аренды, сервисных организаций;
  • инвентаризация объектов эксплуатации и клининга с помощью сканера штрих-кодов, инвентаризация размещения объектов с помощью привязки к ним файлов фотосъемки;
  • ведение архива графических изображений (чертежи, поэтажные планы, схемы, точки подключения), привязка изображений к объектам учета в базе данных;
  • учет перемещений персонала, мебели, оборудования;
  • ведение паспортных характеристик объектов, ведение паспортов и формуляров с возможностью вывода на печать;
  • ведение критериев технического и эксплуатационного состояния, типовых дефектных ведомостей,  и т.д.;
  • ведение справочников по нормативам эксплуатации объектов (на техническое обслуживание, ремонт, уборку, санитарное содержание, удаление ТБО), технологических карт, указаний по технике безопасности; 
  • управление документацией — эксплуатационной, ремонтной, арендной; 
  • учет затрат на эксплуатацию и арендных платежей; 

планирование

  • финансовое планирование аренды, формирование арендных платежей на основании договорных и рыночных ставок;
  • формирование обоснованных программ работ на основе оценки критичности и состояния объектов;
  • формирование графиков плановых работ — ремонтов, технического обслуживания, ремонтно-строительных работ, реконструкции и перепланировки помещений, уборки, осмотров, проверок, инспекций на объектах эксплуатации;
  • формирование рабочей дефектной ведомости на основе типовой, составление и корректировка планов работ на период (сутки, неделя);
  • формирование потребностей и заявок на закупку расходных материалов, запчастей, спецодежды, инструментов, хозинвентаря, мебели, оргтехники и другого оборудования;
  • формирование сметных показателей эксплуатации, исходя из плана работ, формирование и балансировка бюджета на эксплуатацию;
  • расчет трудоемкости работ, планирование рабочего времени, отображение занятости персонала, учет фактического времени выполнения работ, анализ производительности труда;
  • формирование заданий на работу (наряд-заказов), распределение по исполнителям;
  • организация конкурсов на работы по эксплуатации, управление договорами с сервисными организациями;

выполнение

  • контроль подготовки и выполнения осмотров, проверок, инспекций на объектах эксплуатации;
  • получение и обработка данных со сканера штрих-кодов для идентификации объектов в ходе осмотров, проверок, инспекций, оперативное формирование распоряжений на перемещение идентифицированных объектов;
  • привязка результатов осмотров к помещениям и объектам эксплуатации; 
  • дефектация конструктивных элементов и систем, классификация дефектов, регистрация дефектов, в том числе с мобильных устройств и карманных ПК, ввод описания дефекта, в том числе привязка к нему фотографии дефекта;
  • учет эксплуатационного состояния объектов эксплуатации, учет наработки, диспетчеризация инженерных систем;
  • прием, обработка и диспетчеризация заявок — на услуги, на бронирование помещений, обеспечение помещений оборудованием и сервисом, на плановые ремонты, на устранение дефектов, отказов;
  • мониторинг ситуации по авариям, отключениям, мониторинг выполнения заявок;
  • выполнение плановых ремонтов и обслуживания;
  • ввод отчетов о выполнении работ, в том числе по фактически использованным ресурсам, учет фактических результатов эксплуатации;

анализ

  • расчет и анализ эксплуатационных показателей (KPI), с представлением в графическом и/или табличном виде, с выводом на печать;
  • оперативные и интегральные характеристики использования помещений, зданий, инженерных систем и других элементов портфеля активов;
  • анализ причин дефектов, выявление первопричин отказов, выявление преобладающих дефектов (отказов);
  • расчет и мониторинг индекса состояния инфраструктуры, расчет и анализ  показателей износа и остаточного ресурса объектов; сводные показатели по центрам учета;
  • расчет и анализ показателей затрат по видам эксплуатации, по видам объектов, по объектам, по портфелю активов в целом и т.д.;
  • анализ складских запасов, движения и использования материальных ценностей;
  • анализ трендов показателей, расчет  относительных показателей к предыдущим периодам;
  • сводный «пульт управления» с отображением динамики показателей и событий (отказы, аварии, заявки на работы, отключения);
  • расчет показателей работы сервисных (клининговых) организаций.

З а к а ж и т е   д е м о-в е р с и ю   TRIM