По мере приближения аудита системы менеджмента организации, активность её персонала возрастает и достигает максимума к приходу группы аудиторов. Направлена такая активность на наведение порядка в документации.

Нет оснований утверждать, что в промежутке между проверками этому не уделялось никакого внимания. Конечно же, уделялось. Но опыт внешних проверок говорит, что любая ошибка в процессе управления документами немедленно документируется как несоответствие, подчас значительное. Поэтому менеджеры начинают изучать текущее состояние дел, поверять наличие всех подписей об ознакомлении на местах, наличие учтенных экземпляров в последней редакции, соответствие структуры документа утвержденному образцу, и выполнять массу других задач, которые к тому же характеризуются высокой трудоемкостью.

Ошибиться в рассылке какого-то документа по всем заинтересованным подразделениям достаточно просто. Так же просто и аудитору найти такую ошибку. Гораздо проще, чем выявить несоответствие, реально влияющее на качество продукции, и тем самым помочь предприятию. Как же в таком случае успешно пройти аудит?

Ответ таков: переведите документооборот системы менеджмента в электронный формат, и количество несоответствий упадет вдвое, автоматизируйте систему управления документами на основе доступного программного обеспечения, и несоответствий будет еще меньше.

Значит ли это, что система менеджмента, построенная на основе документации в электронном формате, станет более эффективной или, по крайней мере, не менее эффективной, чем была? Близкое и понятное практикам определение эффективности могло бы звучать так: эффективная система менеджмента — это система, в которой производственный и административный персонал, не занятый непосредственно поддержанием системы, тем не менее, выполняет свои обязанности полностью в соответствии с ее положениями, и даже не подозревает об этом. Именно так — работает по установленным и утвержденным правилам, не отделяя деятельность в рамках системы менеджмента от своей повседневной деятельности.

Достичь такой эффективности можно только одним путем: минимизируя объем бумажной документации, немалая часть требований которой направлена на поддержание самой себя.

Использование специализированного программного обеспечения поможет предприятию не только облегчить процесс разработки и внедрения системы менеджмента, но и, как минимум, позволит сделать процесс сертификации по стандартам ИСО более предсказуемым и эффективным, направленным именно на выявления реального соответствия или несоответствия элементов системы менеджмента требованиям соответствующего стандарта.